Digital Signieren für effizientes Dokumentenmanagement

In einer hochtechnologisierten Welt wird auch das Online Signieren immer wichtiger - doch was steckt eigentlich dahinter? 

Wir erklären dir alles, was du zu dem Thema wissen musst.

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Was bedeutet Digital Signieren?

Digital Signieren ist ein Verfahren, das es ermöglicht, elektronische Dokumente rechtlich verbindlich zu unterschreiben. Anders als herkömmliche Unterschriften auf Papier, die oft zeitaufwendig und umständlich sind, bietet das digitale Signieren zahlreiche Vorteile. Es ermöglicht eine schnelle, sichere und effiziente Verwaltung von Dokumenten, ohne physische Präsenz oder mühsames Drucken, Unterschreiben und erneutes Scannen.

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Die Vorteile von digitalem Signieren:

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1. Effizienz und Zeitersparnis:

Mit dem digitalen Signieren können Dokumente in kürzester Zeit unterschrieben und versendet werden. Es entfällt das zeitaufwändige Drucken, Unterschreiben und erneute Scannen. Dadurch verkürzen sich die Bearbeitungszeiten erheblich und Prozesse können schneller abgewickelt werden.

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2. Sicherheit und Integrität:

Digital signierte Dokumente sind durch Verschlüsselungstechnologien geschützt, um Manipulationen und unbefugten Zugriff zu verhindern. Dadurch wird die Vertraulichkeit und Integrität der Informationen gewährleistet und rechtliche Dokumente erhalten ihre verbindliche Wirkung.

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3. Kostenersparnis und Nachhaltigkeit:

Der Umstieg auf digitales Signieren reduziert den Papierverbrauch und spart somit Geld und Ressourcen. Gleichzeitig entfallen die Kosten für den Druck und Versand von Dokumenten per Post oder Kurierdienst.

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4. Flexibilität und Mobilität:

Solange eine Internetverbindung besteht, kann überall und jederzeit digital signiert werden. Dies ermöglicht effektives Arbeiten auch außerhalb des Büros oder während Geschäftsreisen.

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5. Rechtliche Gültigkeit:

Gemäß den geltenden Gesetzen werden digitale Signaturen in vielen Ländern als rechtlich bindend anerkannt. Diese Anerkennung ermöglicht die Durchführung von Geschäften und Verträgen online ohne den Aufwand und die Kosten physischer Unterschriften.

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Digitales Signieren hilft heute bereits vielen Unternehmen bei der effizienten Digitalisierung von Prozessen. Dennoch gibt es insbesondere in Deutschland großen Nachholbedarf.

Die Zeit ist gekommen, das digitale Signieren als Teil des modernen Geschäftsalltags zu etablieren.

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Eine Reihe von Anbietern ermöglichen das digitale Signieren von Dokumenten.
Mit Paperless lassen sich neben dem Signaturprozess auch Workflows erstellen, die manuelle Aufgaben rund um den Dokumentenprozess automatisieren. So können sich Unternehmen auf ihr Kerngeschäft fokussieren und zeitfressende, manuelle Arbeiten reduzieren.

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Digitales Signieren mit Paperless

Die wichtigsten Paperless Vorteile

• Alle eIDAS-Signaturtypen auf einer Plattform
  Eine umfassende Lösung, die sämtliche E-Signatur-Standards berücksichtigt, unabhängig von der Dokumentenart oder den rechtlichen Vorgaben. Je nach Anforderung kann auch eine Online-Identifikation der Empfänger durchgeführt werden.
• Nutzerfreundlich
  Intelligente Vorlagen und Workflows können ohne technische Vorkenntnisse erstellt werden.
• Bequemes unterzeichnen an jedem Endgerät
  Egal ob Smartphone, Tablet oder PC: Empfänger können Dokumente jederzeit und überall signieren.
• Datenschutz & Sicherheit.
  DSGVO-konform, Entwicklung und Hosting in Deutschland, Zusammenarbeit mit europäischen Subunternehmen für höchste Datenschutzstandards.
• Zukunftssicher
  Barrierefreiheit für Unterzeichner zur Erfüllung regulatorischer Anforderungen ab 2025.

Weitere Funktionen und Vorteile:

• Flexible und anpassbare Workflows mit einfacher Zuweisung von Rollen und Funktionen.
• Leistungsstarke Schnittstellen und APIs ermöglichen eine reibungslose Integration in bestehende Systeme.
• Digitale Dokumentenprozesse sorgen für einen professionellen, vertrauenswürdigen und modernen Auftritt gegenüber Kunden, Mitarbeitern und Stakeholdern.
• Transparente Preisgestaltung durch nutzungsbasierte Abrechnung. 

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