QES-Anbieter im Vergleich: Die besten Lösungen 2026

Nicht jede digitale Signatur ist gleich. Wer das erste Mal auf das Kürzel QES (qualifizierte elektronische Signatur) stößt, fragt sich: Brauche ich das wirklich – oder reicht eine einfache E-Signatur? Die Antwort hängt davon ab, was Sie unterschreiben. Für bestimmte Vertragsarten schreibt das Gesetz die qualifizierte elektronische Signatur ausdrücklich vor. Ohne sie ist der Vertrag im Zweifel unwirksam.

Das Problem: Die meisten Online-Vergleiche werfen EES, FES und QES in einen Topf und nennen das dann „E-Signatur-Vergleich“. Dieser Guide macht das nicht. Hier kommen ausschließlich Anbieter unter die Lupe, die tatsächlich QES können – und zwar mit verifizierten Preisen, konkreten Ident-Verfahren und einer klaren Einordnung, für wen welcher QES-Signatur-Anbieter passt.

Was Sie hier erfahren: Welche Anbieter die qualifizierte elektronische Signatur wirklich unterstützen, was eine QES pro E-Signatur kostet, welche Ident-Verfahren es gibt und nach welchen Kriterien Sie Ihre Entscheidung treffen sollten.

Was ist eine QES – und wann brauchen Sie eine?

Die qualifizierte elektronische Signatur (QES) ist die höchste Stufe der elektronischen Signatur nach der eIDAS-Verordnung (EU Nr. 910/2014). Sie basiert auf einem qualifizierten Zertifikat und einer vorherigen Identitätsprüfung durch einen zugelassenen Vertrauensdiensteanbieter. Damit ist die QES die einzige digitale Signatur, die in der EU rechtlich der Unterschrift per Hand gleichgestellt ist – geregelt in § 126a BGB. Sie ist die einzige digitale Signatur, die im Streitfall vor Gericht einen hohen Rechtsbestand hat.

Anders als eine einfache E-Signatur (EES) oder eine fortgeschrittene Signatur (FES) ersetzt die qualifizierte elektronische Signatur die gesetzlich vorgeschriebene Schriftform. Das bedeutet: Sobald ein Gesetz Schriftform verlangt und Sie digital unterschreiben möchten, führt kein Weg an der QES vorbei.

In der Praxis betrifft das vor allem HR-Dokumente, Verträge sowie behördliche Formulare:

Gut zu wissen: Wenn keine gesetzliche Schriftform vorgeschrieben ist – etwa bei unbefristeten Arbeitsverträgen oder internen Dokumenten – reicht eine einfachere Signatur vollkommen aus. Die qualifizierte elektronische Signatur (QES) einzusetzen, wo sie nicht nötig ist, ist weder falsch noch schädlich, aber oft schlicht unnötig teuer.

Worauf kommt es bei der Wahl eines QES-Anbieters an?

Der Markt für E-Signatur-Software wächst schnell, und die Angebote unterscheiden sich erheblich – nicht nur beim Preis, sondern auch beim Komfort und der rechtlichen Absicherung. Fünf Kriterien sollten Sie vor einer Entscheidung genau prüfen:

• Ident-Verfahren: Für jede QES-Nutzung muss sich der Unterzeichner einmalig identifizieren. Welche Methoden ein Anbieter unterstützt – Video-Ident, eID, Auto-Ident per KI, Bank-Ident oder In-Person – entscheidet über die Nutzerfreundlichkeit. Je mehr Optionen, desto flexibler können Sie Ihre Unterzeichner bedienen.
• QES-Signatur-Preis pro Unterschrift: Manche Anbieter inkludieren die QES ins Monats-Abo, andere berechnen pro E-Signatur extra. Typischerweise zwischen 1,10 und 5 Euro. Bei hohem Volumen macht das einen erheblichen Unterschied.
• Preismodell: Per-User-Pricing wirkt anfangs günstig, wird aber bei wachsenden Teams schnell teuer. Flatrate-Modelle sind dann deutlich wirtschaftlicher.
• Serverstandort und DSGVO: Für Unternehmen mit strengen Compliance-Anforderungen ist der Serverstandort entscheidend. Hosting in Deutschland oder der EU ist nicht dasselbe wie Hosting in den USA – auch wenn der Anbieter betont, DSGVO-konform zu sein.
• Vertrauensdiensteanbieter: Nutzt der Anbieter einen eigenen qualifizierten Vertrauensdienst, oder bindet er einen Drittanbieter wie Swisscom oder D-Trust ein? Beides ist rechtlich gleichwertig, kann aber Einfluss auf Kosten, Verfügbarkeit und Komfort haben.

Die 10 besten QES-Anbieter 2026 im Vergleich

Alle Anbieter in diesem Vergleich unterstützen tatsächlich die qualifizierte elektronische Signatur – nicht nur einfache oder fortgeschrittene E-Signaturen. Die Reihenfolge spiegelt die Marktrelevanz und Funktionsbreite wider. Preise und Features sollten Sie vor einer finalen Entscheidung auf den jeweiligen offiziellen Pricing-Seiten der Anbieter verifizieren, da sich Konditionen regelmäßig ändern.

1. Paperless

Paperless ist ein deutscher Anbieter mit Entwicklung und Hosting in Frankfurt am Main. Die Plattform unterstützt alle drei Signaturebenen (EES, FES, QES) und richtet sich vor allem an Unternehmen, die QES regelmäßig und in großem Umfang einsetzen.

Stärken:

• Alle drei Signaturarten in einer Plattform
• Unbegrenzte Nutzer ab 149 €/Monat – Kosten skalieren nicht mit der Teamgröße
• Breitest Ident-Angebot: Video-Ident, eID, Auto-Ident und In-Person
• Hosting in ISO-27001-zertifizierten Rechenzentren in Deutschland
• Über 5.000 Integrationen via Zapier und Make
• Anpassbare Workflows und dynamische Formulare
• Deutschsprachiger Support mit kurzen Reaktionszeiten

Schwächen:

• Bei sehr geringem Signaturvolumen kann ein Pay-per-Use-Modell günstiger sein

Geeignet für: Wachsende Teams, DSGVO-sensitive Unternehmen, Immobilienverwaltungen, alle mit regelmäßigem QES-Bedarf

Preise: Ab 149 €/Monat für unbegrenzte Nutzer (Stand: April 2026)

Bewertungen: OMR 4,8/5, Capterra 4,7/5

2. DocuSign

DocuSign ist der globale Marktführer für E-Signaturen und in fast jedem Unternehmen zumindest dem Namen nach bekannt. Das riesige Integrations-Ökosystem – Salesforce, Microsoft 365, Google Workspace – macht die Plattform attraktiv für international aufgestellte Unternehmen.

Stärken:

• Marktführer mit dem umfangreichsten Integrations-Ökosystem weltweit
• Hoher Bekanntheitsgrad erleichtert die Akzeptanz bei Geschäftspartnern
• Weltweit verfügbar

Schwächen:

• QES-Software nur als zusätzliches, kostenpflichtiges AddOn verfügbar
• Server teils in den USA, was für manche Compliance-Anforderungen problematisch sein kann
• Per-User-Pricing wird bei wachsenden Teams schnell teuer
• DACH-spezifischer Support ist eingeschränkt

Geeignet für: Internationale Unternehmen, die DocuSign bereits im Einsatz haben und QES ergänzen möchten

Preise: ab 10 $/Monat/Nutzer, zzgl. 10 €/Empfänger für QES-AddOn (Stand: April 2026)

Bewertungen: OMR 4,3/5, Capterra 4,7/5

Zum Vergleich von Paperless und Docusign →

3. Adobe Sign

Adobe Sign (Acrobat Sign) ist Teil des Adobe-Ökosystems und punktet vor allem dort, wo ohnehin mit Acrobat oder der Creative Cloud gearbeitet wird. Die Integration des QES-Tools in PDF-Workflows ist nahtlos – was Adobe Sign zu einer logischen Wahl für Unternehmen macht, die hauptsächlich mit PDF-Dateien arbeiten.

Stärken:

• Native PDF-Integration: perfekt für Unternehmen, die Adobe Acrobat täglich nutzen
• Nahtlose Anbindung an Microsoft 365
• Etablierte Marke mit breiter Bekanntheit

Schwächen:

• QES nur über Drittanbieter D-Trust verfügbar – keine eigene Ident-Lösung
• Per-Lizenz-Pricing ab ca. 17 €/Monat/Lizenz
• DACH-spezifischer Support ist ausbaufähig

Geeignet für: Unternehmen, die bereits tief im Adobe-Ökosystem verankert sind

Preise: ab 17,99 €/Monat/Nutzer (Stand: April 2026)

Bewertungen: OMR 4,5/5

Zum Vergleich von Paperless und AdobeSign →

4. Yousign

Yousign ist ein französischer Anbieter mit Fokus auf kleine Unternehmen. Die Plattform ist modern, DSGVO-nativ und richtet sich vor allem an europäische Unternehmen.

Stärken:

• EU-basiert
• Modernes, intuitives Interface
• DSGVO-nativ durch französisches Hosting

Schwächen:

• Community und Support primär französischsprachig
• DACH-Lokalisierung und deutschsprachiger Support noch ausbaufähig

Geeignet für: EU-fokussierte Unternehmen, die eine moderne Oberfläche schätzen

Preise: Ab ca. 23 €/Nutzer/Monat für die Plattform. Zuzüglich 10€ pro QES. (Stand: April 2026)

Bewertungen: OMR 4,8/5, Capterra 3,8/5

5. d.velop sign

d.velop sign ist eine E-Signatur-Lösung aus Gescher in Nordrhein-Westfalen und ist auf Enterprise- und Mittelstandsunternehmen ausgerichtet, die ohnehin im d.velop-Ökosystem arbeiten. Wer d.velop documents für das Dokumentenmanagement nutzt, bekommt mit d.velop sign eine nahtlose Ergänzung.

Stärken:

• Alle drei E-Signatur-Level als Standard ohne Zusatzkonfiguration
• Starke Integration in d.velop documents und andere DMS-Systeme
• Deutschsprachiger Support mit kurzen Reaktionszeiten

Schwächen:

• Außerhalb des d.velop-Ökosystems weniger relevant
• Kleinere Community, weniger Drittanbieter-Integrationen
• Preise bei größeren Paketen auf Anfrage

Geeignet für: Unternehmen, die d.velop bereits einsetzen und eine integrierte Signaturlösung suchen oder komplexe Unterschriftenprozesse haben

Preise: Keine öffentlichen Preisinformationen (Stand: April 2026)

Bewertungen: OMR 4,5/5, Capterra 4,5/5

6. FP Sign

FP Sign ist eine BSI-zertifizierte Cloud-Lösung aus dem Hause Francotyp-Postalia (FP Digital) und richtet sich gezielt an Steuerberater, Wirtschaftsprüfer und KMU mit überschaubarem Signaturvolumen. Das Pay-per-Use-Modell für QES ist eines der günstigsten im Markt.

Stärken:

• Made in Germany, BSI-zertifiziert
• QES 1,50 € pro E-Signatur im Pay-per-Use – günstig bei niedrigem Volumen (zzgl. Identkosten)
• Starke DATEV-Integration für Steuerberater und Wirtschaftsprüfer

Schwächen:

• Eher ein Nischenprodukt mit weniger Drittanbieter-Integrationen
• 12-Monats-Mindestvertrag
• Für große Teams mit hohem Volumen teurer als Flatrate-Lösungen

Geeignet für: Steuerberater, Wirtschaftsprüfer, KMU mit DATEV und niedrigem bis mittlerem QES-Volumen

Preise: Ab 24,90 €/Nutzer/Monat, zzgl. 1,50 € pro QES (zzgl. Identkosten) (Stand: April 2026)

Bewertungen: OMR 4,2/5

7. sproof sign

sproof sign kommt aus Linz, Österreich, und setzt auf europäisches Hosting mit DSGVO- und eIDAS-Konformität. Die Plattform ist intuitiv gestaltet und unterstützt alle drei E-Signatur-Level.

Stärken:

• Europäisches Hosting, DSGVO- und eIDAS-konform
• Unterstützt alle drei E-Signatur-Standards
• Übersichtliche, intuitive Oberfläche

Schwächen:

• Kleinerer Anbieter mit begrenztem Integrations-Ökosystem
• Im deutschsprachigen Raum außerhalb Österreichs noch weniger bekannt
• Nutzer berichten in Bewertungsportalen über eine unübersichtliche Menü-Navigation

Geeignet für: EU-fokussierte Unternehmen, besonders in Österreich, mit Datenschutz als Priorität

Preise: Ab ca. 15 €/Nutzer/Monat (10 QES/Jahr inklusive), jede weitere QES 2,50 € (Stand: April 2026)

Bewertungen: OMR 4,5/5, Capterra 5/5

8. inSign

inSign ist eine markterprobte Signaturlösung aus Bayern mit deutschen Servern. Was inSign besonders macht: Die Plattform bindet gleich mehrere Vertrauensdiensteanbieter ein – D-Trust, A-Trust, Swisscom und IDnow – und gibt damit maximale Flexibilität bei der Identitätsprüfung.

Stärken:

• Made in Germany, deutsche Server
• Breite Auswahl an Vertrauensdiensteanbietern – größte Flexibilität bei der Ident-Infrastruktur
• Gute Anpassbarkeit an spezifische Unternehmensanforderungen

Schwächen:

• Interface wirkt weniger modern als neuere Plattformen
• Preisstruktur auf der Website wenig transparent

Geeignet für: Unternehmen, die bei Vertrauensdiensteanbietern maximale Wahlfreiheit benötigen

Preise: Ab 24,90 €/Monat/Nutzer bei 12-Monats-Vertrag, Rabatte bei mehreren Lizenzen (Stand: April 2026)

Bewertungen: OMR 4,9/5, Capterra 4,8/5

9. Skribble

Skribble ist ein Schweizer Anbieter mit Standorten in Zürich und Karlsruhe. Die Plattform ist im DACH-Raum gut bekannt und nutzt Swisscom als qualifizierten Vertrauensdiensteanbieter – ohne dass Nutzer einen separaten Vertrag abschließen müssen.

Stärken:

• DACH-Präsenz und Bekanntheit in der Schweiz
• QES direkt integriert über Swisscom – kein separater Vertrag nötig
• Intuitives Interface

Schwächen:

• QES erst ab dem Team-Plan verfügbar
• Per-User-Pricing mit limitierten E-Signaturen pro Plan
• Bei größeren Teams deutlich teurer als Flatrate-Modelle

Geeignet für: Kleine bis mittelgroße Teams in der DACH-Region, besonders in der Schweiz

Preise: Ab 9 €/Monat (nur EES), QES ab ca. 23 €/Nutzer/Monat (Stand: April 2026)

Bewertungen: OMR 4,5/5, Capterra 4,8/5

Zum Vergleich von Paperless und Skribble →

10. Certifaction

Certifaction ist ein Schweizer Spezialist für QES, der sich durch sein Digital-Twin-Feature von anderen Anbietern abhebt: Dokumente lassen sich visuell auf Echtheit prüfen. Die Plattform ist besonders interessant für Unternehmen mit sehr hohem QES-Volumen.

Stärken:

• Digital-Twin-Feature zur visuellen Dokumentenprüfung – einzigartig im Markt
• ISO 27001-zertifiziert, Hosting in der Schweiz, EU oder On-Premise möglich

Schwächen:

• Primär auf den Schweizer Markt (ZertES) ausgerichtet
• DACH-Präsenz außerhalb der Schweiz begrenzt
• Weniger Drittanbieter-Integrationen als die großen Plattformen
• Preise nur auf Anfrage

Geeignet für: Schweizer Unternehmen und alle mit sehr hohem QES-Volumen

Preise: individuell, nur auf Anfrage

Qualifizierte elektronische Signatur: Anbieter im direkten Preisvergleich

Die folgende Tabelle fasst die wichtigsten Eckdaten aller zehn Anbieter zusammen. Alle Preise sind Richtwerte und wurden zum Zeitpunkt der Recherche auf den offiziellen Pricing-Seiten geprüft. Überprüfen Sie die Konditionen vor Ihrer Entscheidung direkt beim jeweiligen Anbieter.

Stand: April 2026. Preise können je nach Tarif und Vertragslaufzeit abweichen.

Was die Tabelle zeigt: Per-User-Modelle wirken beim ersten Blick günstig – werden aber bei wachsenden Teams schnell zum Kostentreiber. Wer heute mit 5 Nutzern startet und in zwei Jahren 20 hat, zahlt beim selben Anbieter das Vierfache. Flatrate-Modelle, die unabhängig von der Nutzerzahl berechnet werden, bieten hier einen strukturellen Vorteil.

Welche Ident-Verfahren bieten die Anbieter?

Die Identitätsprüfung ist kein optionales Feature – sie ist gesetzlich vorgeschrieben. Ohne eine einmalige, qualifizierte Prüfung der Unterzeichner-Identität gibt es keine gültige qualifizierte elektronische Signatur. Welche Methoden ein Anbieter unterstützt, entscheidet daher direkt darüber, wie reibungslos der Signierprozess für Ihr Gegenüber abläuft.

Je mehr Ident-Verfahren ein Anbieter unterstützt, desto flexibler können Sie Ihre Unterzeichner bedienen. Jemand ohne NFC-fähiges Smartphone kann keinen eID-basierten Prozess durchlaufen – braucht also eine Alternative wie Video-Ident. Jemand mit wenig Zeit bevorzugt die eID, die in rund einer Minute abgeschlossen ist.

eIDAS 2.0 – was ändert sich für QES ab 2026?

Die eIDAS-Verordnung wird derzeit grundlegend überarbeitet. Mit eIDAS 2.0 führt die EU die EU Digital Identity Wallet ein – eine digitale Brieftasche auf dem Smartphone, die jeden EU-Bürger in die Lage versetzt, eine QES direkt vom Mobiltelefon aus zu erstellen. Kein separates Video-Ident-Verfahren, kein Postident: Die Identitätsprüfung erfolgt einmalig über die Wallet.

Für Unternehmen bedeutet das: QES wird deutlich niedrigschwelliger und günstiger zugänglich. Unterzeichner müssen sich nicht mehr durch zeitaufwändige Ident-Prozesse kämpfen. Gleichzeitig müssen QES-Plattformen die Wallet-Integration aktiv unterstützen – wer das nicht rechtzeitig tut, wird bei der Nutzerfreundlichkeit zurückfallen.

Achten Sie bei der Anbieterwahl auf eIDAS-2.0-Readiness. Fragen Sie im Zweifelsfall direkt nach: Wann plant der Anbieter die Integration der EU Digital Identity Wallet? Anbieter ohne klare Roadmap zu diesem Thema sollten Sie mit Skepsis begegnen.

So finden Sie den richtigen QES-Anbieter für Ihr Unternehmen

Es gibt keinen universell besten QES-Anbieter. Was für eine Immobilienverwaltung mit 200 Mietverträgen pro Jahr optimal ist, passt nicht zwingend zu einem Freelancer mit drei E-Signaturen im Monat. Die folgende Tabelle gibt einen ersten Orientierungsrahmen zur Übersicht:

Unabhängig vom Unternehmenstyp empfiehlt sich ein strukturiertes Vorgehen in vier Schritten:

1. Bedarf ermitteln: Wie viele qualifizierte elektronische Signaturen benötigen Sie pro Monat? Welche Ident-Verfahren müssen Ihre Unterzeichner durchlaufen können?
2. Preismodelle vergleichen: Rechnen Sie durch, was Per-User-Pricing vs. Flatrate bei Ihrer aktuellen und geplanten Teamgröße kostet.
3. Testphase nutzen: Die meisten Anbieter bieten kostenlose Testzeiträume. Testen Sie den Ident-Prozess mit echten Kollegen, nicht nur intern.
4. Auf DSGVO, Serverstandort und eIDAS-2.0-Readiness achten: Hohe Sicherheit der Daten stärkt das Vertrauen Ihrer Kunden oder Partner in Ihr Unternehmen. eIDAS-2.0 entscheidet langfristig darüber, ob die Lösung zukunftsfest ist.

Tipp: Achten Sie auf Anbieter mit transparentem Preismodell, deutschem Hosting und einer ausreichend langen Testphase. Wer Preise nur auf Anfrage nennt, macht die Vergleichbarkeit unnötig schwer.

Häufige Fragen (FAQ)

Was kostet eine qualifizierte elektronische Signatur (QES)?

Die Kosten liegen typischerweise zwischen 1,50 und 10 Euro pro Signatur. Manche Anbieter inkludieren die QES ins monatliche Abo, andere berechnen sie separat pro Signatur. Die Gesamtkosten hängen vom Preismodell (Flatrate vs. Pay-per-Use) und vom Signaturvolumen ab. Bei hohem Volumen lohnt sich ein Flatrate-Modell in der Regel schnell.

Welcher QES-Anbieter ist der beste für deutsche Unternehmen?

Das hängt vom Anwendungsfall ab. Für Unternehmen mit DSGVO-Anforderungen empfehlen sich Anbieter mit Serverstandort Deutschland und ISO-27001-Zertifizierung. Wachsende Teams profitieren von Flatrate-Modellen ohne Per-User-Pricing. Und wer viele verschiedene Unterzeichner bedient, sollte auf ein breites Angebot an Ident-Verfahren achten.

Gibt es QES kostenlos?

Die meisten kostenlosen Pläne beschränken sich auf einfache E-Signaturen (EES). Mit dem Anbieten einer qualifizierten elektronischen Signatur gehen Kosten für eine zertifizierte Infrastruktur und Identitätsprüfung einher, weshalb die QES bei allen Anbietern nie langfristig kostenlos ist. Nutzen Sie die Testphasen der Anbieter, um die QES kostenfrei zu erproben – zum Beispiel 14 Tage bei Paperless.

Was ist der Unterschied zwischen QES und FES?

Die QES basiert auf einem qualifizierten Zertifikat und einer vorherigen Identitätsprüfung. Sie ist nach § 126a BGB der handschriftlichen Unterschrift rechtlich gleichgestellt und erfüllt die gesetzliche Schriftform. Die FES (fortgeschrittene elektronische Signatur) bietet hohe Beweiskraft, ersetzt aber nicht die gesetzliche Schriftform. Für befristete Miet- oder Arbeitsverträge reicht die FES daher nicht aus.

Welches Ident-Verfahren brauche ich für eine QES?

Für eine qualifizierte elektronische Signatur ist eine einmalige Identitätsprüfung gesetzlich vorgeschrieben. Gängige Verfahren sind: Video-Ident (ca. 5–10 Minuten), eID per Personalausweis (ca. 1 Minute) und Auto-Ident per KI (ca. 2–3 Minuten). Welche Verfahren konkret verfügbar sind, hängt vom Anbieter ab. Nach der Ident-Prüfung können Nutzer alle weiteren Signaturen ohne erneute Identifikation erstellen.

Wann ist eine QES gesetzlich vorgeschrieben?

Eine QES ist immer dann Pflicht, wenn das Gesetz die Schriftform verlangt und Sie digital signieren möchten. Typische Fälle: befristete Miet- und Arbeitsverträge (§ 550 BGB, § 14 TzBfG), Staffel- und Indexmietverträge sowie Gewerbemietverträge mit einer Laufzeit von über einem Jahr. Die Tabelle weiter oben im Artikel gibt einen vollständigen Überblick.

Brauche ich für jeden Anbieter einen eigenen Vertrauensdiensteanbieter?

Nein. Die meisten QES-Plattformen haben einen qualifizierten Vertrauensdiensteanbieter bereits integriert – etwa Swisscom (bei Skribble), D-Trust (bei AdobeSign) oder die Anbieter sind selbst qualifizierter Vertrauensdiensteanbieter. Sie müssen keinen separaten Vertrag abschließen.

Welcher QES-Anbieter ist zu empfehlen?

Für Unternehmen in Deutschland, die DSGVO-Konformität, ein skalierbares Preismodell und ein breites Ident-Angebot kombinieren möchten, ist Paperless eine starke Option: QES-Anbieter aus Deutschland mit deutschem Hosting, unlimitierten Nutzern und allen fünf gängigen Ident-Verfahren in einer Plattform. Wer dagegen ein sehr niedriges Signaturvolumen hat, fährt mit einem Pay-per-Use-Anbieter wie FP Sign oder Certifaction oft günstiger. Und für Schweizer Unternehmen ist Skribble oder Certifaction oft die naheliegendste Wahl.

Hinweis: Alle Preisangaben in diesem Artikel sind Richtwerte auf Basis öffentlich verfügbarer Informationen (Stand: April 2026). Überprüfen Sie Preise und Features vor einer Kaufentscheidung direkt auf den offiziellen Seiten der jeweiligen Anbieter.