Paperless für die Immobilienbranche

Vom Maklerauftrag bis zur Schlüsselübergabe – alles digital signiert.

Mietverträge, Übergabeprotokolle und Maklerdokumente in Minuten statt Tagen: rechtssicher signiert nach eIDAS, GwG-konform identifiziert und nahtlos angebunden an Ihre Maklersoftware oder Ihr Property-Management-System.

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Mehr als 3.200 Kunden in Europa vertrauen auf Paperless

Ein digitaler Prozess für alle, die Immobilien vermitteln, verwalten und entwickeln.

Immobilienmakler & Vertriebler

Maklerverträge, Reservierungsvereinbarungen und Kaufabsichtserklärungen unterschriftsreif in Minuten. Käufer und Mieter signieren am Smartphone – ohne Account, ohne App, ohne Vor-Ort-Termin.

Hausverwaltung & Property Management

Übergabeprotokolle mit Fotos und Zählerständen direkt vor Ort erfassen, Mietverträge digital abschließen, Nebenkostenabrechnungen und Mieterhöhungen im Stapel versenden, direkt aus dem PMS.

Wohnungsunternehmen & Bauträger

Standardisierte Vertragsstrecken für hunderte Einheiten, delegierte Freigaben über Niederlassungen hinweg und ein revisionssicherer Audit-Trail für jede einzelne Signatur.

Automatisch befüllt, in Minuten versendet

Vorlagen anlegen, den Rest übernimmt das System: Mietverträge und Maklerdokumente werden automatisch befüllt, Dokumente zur Unterschrift versendet und der Status laufend verfolgt.

Automatische Datenübernahme

Vorlagen einmal anlegen, Objekt- und Mieterdaten automatisch aus CRM oder PMS übernehmen. Schluss mit Copy-and-paste-Fehlern.

Signatur-Reihenfolge

Freigeben, versenden und alle Parteien automatisch in der richtigen Reihenfolge signieren lassen.

Status live verfolgen

Automatische Erinnerungen holen ausstehende Unterschriften ein, ohne dass Sie hinterhertelefonieren.

Grafik zeigt einen Mietvertrag mit automatisch vorausgefüllten Feldern: Name Lukas Pfeiffenberger, Adresse Kirchgasse 12, PLZ 29543 Falkenbrunn, daneben Logos von 3 Softwareanbietern.

Vor Ort erfassen, vor Ort unterschreiben. Nichts nacharbeiten.

Auf jedem Endgerät ausfüllen — Tablet, Smartphone oder Laptop, direkt im Browser und ohne App-Installation

Fotos von Zählerständen, Mängeln und Schlüsseln direkt im Formular erfassen, Signatur auf dem Tablet

Dynamische Formulare mit Wenn-dann-Logik: Es erscheinen nur die Felder, die zum Objekt passen

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Zwei lächelnde Frauen in einem modernen Raum, eine hält ein Tablet; daneben eine digitale Wohnungsübergabe mit Optionen zur Dokumentation, Datei-Upload und Verifizierung.

Identifizieren, signieren, archivieren. Ein Prozess.

Keine Zusatzmodule, kein Toolwechsel: eIDAS-konform und in Deutschland gehostet.

Identifizieren

Verschiedene Ident-Methoden für eine reibungslose und GwG-konforme Identifizierung.

eID - Online-Ausweis mit PIN, in unter einer Minute

AutoIdent - Ausweis und Selfie, rund um die Uhr

VideoIdent - per Videocall mit einem Agenten

Signieren oder siegeln

Im Browser, ohne Konto und App. Aus Tagen werden Minuten.

QES - Mieter und Käufer unterschreiben persönlich

QSiegel - Ihre Organisation siegelt im Stapel, aus PMS oder ERP

Archivieren

Über die gesamte Mietdauer prüfbar - gehostet ausschließlich in Deutschland.

Zeitstempel & Long-Term-Validation - belegt, wann unterschrieben wurde, und bleibt über Jahre prüfbar

Audit-Trail - dokumentiert, wer wann was unterschrieben hat

Die richtige Signaturstufe für jedes Immobiliendokument.

Paperless unterstützt alle Stufen der elektronischen Signatur nach eIDAS. Sie wählen pro Dokument, was passt.

EES

Einfache

elektronische Signatur

Für Dokumente ohne Formvorschrift und mit geringem Haftungsrisiko.

Besichtigungsbestätigungen, Objektaufnahmen, interne Freigaben.

FES

Fortgeschrittene

elektronische Signatur

Authentifizierte Unterzeichner, hohe Beweiskraft: der Standard für das Tagesgeschäft.

Maklerverträge, Übergabeprotokolle, Selbstauskünfte, Standard-Mietverträge.

QES

Qualifizierte

elektronische Signatur

Das rechtliche Äquivalent zur handschriftlichen Unterschrift, mit ID-Verifizierung der Unterzeichner.

Dokumente mit gesetzlicher Schriftform, Kündigungen, hochwertige Abschlüsse, GwG-relevante Vorgänge.

QSiegel

Qualifiziertes

elektronisches Siegel

Signiert im Namen der Organisation statt einer Person, massensiegelfähig und delegierbar.

Nebenkostenabrechnungen, Mieterhöhungen, Widerrufsbelehrungen im Massenversand.

Fügt sich nahtlos in Maklersoftware, PMS und ERP ein.

Startklar in Minuten dank vorgefertigter Integrationen, von Propstack über Microsoft bis SAP

Objekt-, Mieter- und Käuferdaten automatisch übernehmen statt doppelt pflegen

Vollautomatische Weiterverarbeitung über konfigurierbare Workflows, Webhooks und eine leistungsstarke REST-API

Logos verschiedener Software- und Cloud-Integrationen im Raster, darunter Atlassian, Slack, Zapier, Make, Microsoft, Dropbox, Google Drive, Salesforce, Stripe, HubSpot und Microsoft Teams.

Von unseren Kunden empfohlen

Unternehmen wie die Strategis AG nutzen die QES von Paperless für rechtssichere Mietverträge und Immobiliendokumente.

Auf der Suche nach der perfekten qualifizierten digitalen Unterschrift sind wir zur QES von Paperless gewechselt – und unterschreiben inzwischen fast jeden Mietvertrag digital.

Stefan Prill, Strategis AG

350

vor Ort Termine eliminiert mit digitalen Signaturen

25 Min

Zeitersparnis pro erstelltem Mietvertrag

Referenz lesen

Porträt eines Mannes mit Brille und braunem Rollkragenpullover vor einem unscharfen Hintergrund und einem Gebäude mit Fahrrädern im Außenbereich.

Mann mit Brille und braunem Pullover spricht vor verschwommenem Hintergrund, neben einer hellen Wohnhausfassade mit Bäumen und Kopfsteinpflaster.

Eine Plattform. Unzählige Möglichkeiten.

Miet- und Kaufverträge

Makleralleinaufträge

Übergabeprotokolle

Selbstauskünfte

Kaufabsichtserklärungen

Reservierungsvereinbarungen

Vollmachten

Widerrufsbelehrungen

SEPA-Mandate

Nebenkostenabrechnungen

Mieterhöhungen & Modernisierungsankündigungen

Objektaufnahmen

Höchste Sicherheit und 100% DSGVO-konform.

Daten bleiben in Deutschland

Server und Unterauftragnehmer ausschließlich in Deutschland

DSGVO-konform

Schutz personenbezogener Daten in der EU

Regelmäßige Sicherheitsprüfungen

Mehrfach jährlich externe Penetrationstests

Hash-basierte Signatur

Bei API-Anbindung bleibt das Dokument in Ihrem System, signiert wird nur dessen Hash

Sichere Anmeldung

SSO (OAuth, OpenID Connect, ADFS), SCIM-Provisioning und 2FA per TOTP

Rollenbasierte Zugriffskontrolle (RBAC)

Zugriffsrechte präzise steuern

Mehr erfahren

Illustration mit einem Schloss, das von Sternen eines Kreises umgeben ist, einem Dokument mit Unterschrift und einem Schlüssel, inklusive Text "Made & hosted in Germany" und Hinweis auf "Company ID".

Zahlen, die für sich sprechen.

Unsere Kunden profitieren von digitalen Prozessen.

93%

reduzierte Bearbeitungszeit von Verträgen und Formularen

78%

der Unterschriften werden am selben Tag eingeholt

10 Mio.

Workflow-Durchläufe in 2025

FAQ

Häufig gestellte Fragen

Ist ein digital unterschriebener Mietvertrag rechtsgültig?

Ja. Mietverträge können elektronisch geschlossen werden; Paperless unterstützt alle eIDAS-Signaturstufen. Für Dokumente mit gesetzlicher Schriftform bietet die qualifizierte elektronische Signatur (QES) das rechtliche Äquivalent zur handschriftlichen Unterschrift. Nur die notarielle Beurkundung, etwa beim Grundstückskaufvertrag, bleibt beim Notar.

Welche Signaturstufe brauche ich für welches Dokument?

Als Faustregel: EES für formfreie Bestätigungen, FES für das Tagesgeschäft (Maklerverträge, Übergabeprotokolle), QES überall dort, wo Schriftform gefordert ist oder das Risiko hoch ist, und das qualifizierte Siegel für Massenversand im Namen der Organisation. Im Zweifel beraten wir Sie zur passenden Stufe.

Wie werden Mieter und Käufer identifiziert (Stichwort GwG)?

Direkt im Signaturprozess, per eID, AutoIdent oder VideoIdent über die drei großen deutschen Ident-Provider Nect, IDnow und WebID. Rund 30 Millionen Deutsche sind dort bereits identifiziert; für sie entfällt der Ident-Schritt.

Was passiert mit sensiblen Daten wie Selbstauskünften?

Alle Daten werden ausschließlich in Deutschland gehostet, DSGVO-konform, mit deutschen Unterauftragnehmern und frei vom US CLOUD Act. Bei einer API-Anbindung bleiben Ihre Dokumente sogar vollständig in Ihrem eigenen System: Signiert wird dann nur der kryptografische Hash.

Lässt sich Paperless an unsere Maklersoftware oder unser PMS anbinden?

Ja, über vorgefertigte Integrationen (z. B. Propstack, Microsoft), Webhooks und eine vollständige REST-API. Objekt- und Kontaktdaten fließen automatisch in Ihre Vorlagen.

Wie schnell sind wir startklar?

Die Plattform ist sofort einsatzbereit. Vorlage hochladen, Empfänger festlegen, versenden. Testen Sie 14 Tage kostenlos, ohne Kreditkarte.

Bereit für Paperless?

Rechtssichere Signaturen, interaktive Formulare und effiziente Workflows. Made in Germany.

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Frankfurt Office (HQ)

Große Friedberger Str. 13-17
60313 Frankfurt am Main

Kontakt

Live Chat und E-Mail

info@paperless.io

+49 89 / 215547980

München Office

Königinstraße 9A
80539 München

Mehr als 3.200 Kunden in Europa vertrauen auf Paperless

Ein digitaler Prozess für alle, die Immobilien vermitteln, verwalten und entwickeln.

Immobilienmakler & Vertriebler

Hausverwaltung & Property Management

Wohnungsunternehmen & Bauträger

Automatisch befüllt, in Minuten versendet

Automatische Datenübernahme

Signatur-Reihenfolge

Status live verfolgen

Vor Ort erfassen, vor Ort unterschreiben. Nichts nacharbeiten.

Identifizieren, signieren, archivieren. Ein Prozess.

Identifizieren

Signieren oder siegeln

Archivieren

Die richtige Signaturstufe für jedes Immobiliendokument.

Einfache

Fortgeschrittene

Qualifizierte

Qualifiziertes

Fügt sich nahtlos in Maklersoftware, PMS und ERP ein.

Von unseren Kunden empfohlen

Auf der Suche nach der perfekten qualifizierten digitalen Unterschrift sind wir zur QES von Paperless gewechselt – und unterschreiben inzwischen fast jeden Mietvertrag digital.

Eine Plattform. Unzählige Möglichkeiten.

Höchste Sicherheit und 100% DSGVO-konform.

Zahlen, die für sich sprechen.

93%

78%

10 Mio.

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