Paperless für die Industrie

Prüfprotokolle erfassen, signieren, archivieren. Direkt an der Maschine.

Checklisten, Abnahmen und Sicherheitsunterweisungen auf dem Tablet ausfüllen – mit Foto, Messwert und rechtsgültiger Unterschrift. Die Ergebnisse landen automatisch in ERP, QMS oder MES.

Demo buchen Kostenlos testen

Über 4.500 Kunden in Europa vertrauen auf Paperless

Heute auf Papier. Morgen nachweisbar.

Status Quo

Das Protokoll wird am Schichtende aus dem Gedächtnis ausgefüllt – eine Erzählung, kein Nachweis.

Ein übersprungener Prüfschritt fällt erst auf, wenn der Fehler beim Kunden ankommt.

Beim Audit sucht jemand zwei Wochen in Ordnern, was in Minuten vorliegen sollte.

14 Tage

Audit-Vorbereitung

Mit Paperless

Erfasst im Moment der Arbeit, mit Zeitstempel, Foto und Unterschrift am Gerät.

Pflichtschritte lassen sich nicht überspringen – ein NOK stößt sofort die Nacharbeit an.

Jedes Protokoll ist in Sekunden auffindbar, mit lückenlosem Audit-Trail.

5 Min

Audit-Vorbereitung

Ein digitaler Prozess für alle, die produzieren, instand halten und absichern.

Produktion & Qualität

Prüfprotokolle, Wareneingangskontrollen und Abnahmen direkt am Arbeitsplatz ausfüllen. Mit OK/NOK-Feldern, Messwerten und Foto – Fehler fallen beim Ausfüllen auf, nicht beim Audit.

Instandhaltung & Technik

Wartungsberichte, Störungsanalysen und Rüstprotokolle auf dem Tablet, auch ohne Netz in der Halle. Mit Unterschrift des Technikers und automatischer Ablage pro Anlage.

Arbeitssicherheit & EHS

Sicherheitsunterweisungen, Begehungen und Gefährdungsbeurteilungen mit nachweisbarer Signatur jeder teilnehmenden Person. Fristen und Wiederholungen laufen automatisch.

Erfasst, wo gearbeitet wird. Nicht am Schichtende.

Auf jedem Endgerät ausfüllen – Tablet, Smartphone oder Terminal, im Browser und ohne App-Installation

Offline-Modus: Protokolle in der Halle ohne Netz ausfüllen, Synchronisation läuft automatisch nach

Fotos von Bauteilen, Mängeln und Typenschildern direkt im Formular, Messwerte mit Plausibilitätsprüfung

Wenn-dann-Logik: Es erscheinen nur die Prüfschritte, die zur Anlage, Variante oder Schicht passen

Demo buchen Kostenlos testen

Links ein digitales Prüfprotokoll mit Eintrag für Hartmann Stahl GmbH, kalibriert bis 03/2027, mit Messwerten für Außendurchmesser, Wandstärke und Oberfläche RA, unterschrieben und freigegeben. Rechts eine Frau in Warnweste in einer Lagerhalle, die ein Tablet hält, mit Text 'Protokoll abgeschlossen' und einem grünen Häkchen.

Auslösen, erfassen, archivieren. Ein Prozess.

Kein Klemmbrett, kein Nachtippen am Schichtende: eIDAS-konform und in Deutschland gehostet.

Auslösen

Manuell, nach Zeitplan oder automatisch aus ERP, QMS oder MES: Wartungsintervall erreicht, Wareneingang gebucht, Auftrag freigegeben. Das Protokoll liegt sofort auf dem Tablet, vorbefüllt mit Anlage, Charge & Auftrag.

Erfassen & freigeben

Werker und Techniker füllen Prüfschritte aus, dokumentieren mit Foto und unterschreiben am Gerät. Schichtleitung oder QS geben im Vier-Augen-Prinzip frei. Automatisch benachrichtigt, in der richtigen Reihenfolge.

Archivieren

Jedes Protokoll wird mit FES oder QES abgeschlossen, mit Zeitstempel versehen und revisionssicher abgelegt. Pro Anlage, Charge oder Auftrag, über Jahre prüfbar.

Beim nächsten Audit in Minuten statt Tagen.

Prüfer fragen nach dem Nachweis, nicht nach dem Ordner. Jedes Protokoll zeigt, wer wann was geprüft, freigegeben und unterschrieben hat – mit qualifiziertem Zeitstempel, versionierter Vorlage und Long-Term-Validation.

Fortgeschrittene (FES) oder qualifizierte Signatur (QES) nach eIDAS

Lückenloser Audit-Trail und versionierte Vorlagen

Auditfähige Nachweise für ISO 9001, IATF 16949 und ISO 45001

Digitale Darstellung eines Prüfprotokolls mit Status 'Warten auf Freigabe'. Vier Schritte werden angezeigt: 'Protokoll ausgelöst' (Automatisch aus SAP, 07:42), 'Prüfschritte vollständig erfasst' (M. Weber, Tablet 04, 07:49), 'Signiert' (M. Weber, Fortgeschrittene Signatur, 08:03), gefolgt von zwei inaktiven Schritten 'Freigegeben' und 'Archivieren'.

Fügt sich in ERP, QMS und MES ein.

Protokolle automatisch aus Ihren Systemen starten und Ergebnisse zurückspielen – über REST-API und Webhooks

Anlagen-, Auftrags- und Chargendaten automatisch übernehmen statt doppelt pflegen

SAP, Microsoft und Ihre weiteren Systeme anbinden – wir begleiten Sie bei der Einrichtung

Diagramm zeigt Wartungsprotokoll mit Einträgen zu CNC-Fräse 04, FA-2026-10482, Charge 7731-B, Werk Frankfurt Linie 2, mit Hinweis 'Aus ERP übernommen' neben Logos von SAP, MES und Microsoft.

Von unseren Kunden empfohlen

Industrieunternehmen wie Castolin Eutectic nutzen Paperless für eine revisionssichere, abteilungsübergreifende Dokumentenablage.

Seit der Umstellung auf Paperless sind unsere internen und externen Genehmigungen und Unterschriften einfach, digital und zeitsparend. Besser geht es nicht.

Anne Morgan, Group Data Protection Officer, Castolin Eutectic

100 %

Digitale Dokumentenverwaltung

Fachabteilungen vernetzt

Referenz lesen

Zwei Industriearbeiter in Schutzhelmen unterhalten sich in einer großen, gut beleuchteten Fabrikhalle, während sie Tablets in der Hand halten.

Eine Plattform. Unzählige Möglichkeiten.

Prüfprotokolle

Wareneingangskontrollen

Abnahmeprotokolle & FAT

Rüstprotokolle

Wartungsberichte

Störungs- und Schadensberichte

Sicherheitsunterweisungen

Gefährdungsbeurteilungen

Begehungen & Gemba Walks

5S-Audits

Arbeitsanweisungen

Fremdfirmenunterweisungen

Höchste Sicherheit und 100 % DSGVO-konform.

Gehostet in Deutschland

Serverstandorte ausschließlich in Deutschland

DSGVO-konform

Nur deutsche Unterauftragnehmer

Hash-basierte Signatur

Zeichnungen und Prüfdaten bleiben in Ihrem System

Regelmäßige Sicherheitsprüfungen

Mehrfach jährlich externe Penetrationstests

SSO / SCIM

OAuth, OpenID Connect, ADFS

Rollenbasierte Zugriffskontrolle

Zugriffsrechte präzise steuern

Mehr erfahren

Illustration mit einem Schloss, das von Sternen eines Kreises umgeben ist, einem Dokument mit Unterschrift und einem Schlüssel, inklusive Text "Made & hosted in Germany" und Hinweis auf "Company ID".

FAQ

Häufig gestellte Fragen

Ist eine Unterschrift auf dem Tablet rechtsgültig?

Ja. Paperless unterstützt alle eIDAS-Signaturstufen. Für Prüfprotokolle und interne Freigaben reicht in der Regel die fortgeschrittene Signatur (FES); wo Schriftform gefordert ist oder das Haftungsrisiko hoch ist, kommt die qualifizierte Signatur (QES) zum Einsatz.

Funktioniert das auch ohne Internet in der Halle?

Ja. Protokolle lassen sich offline ausfüllen, Fotos und Messwerte werden lokal zwischengespeichert und synchronisiert, sobald wieder eine Verbindung besteht.

Können wir unsere bestehenden Papier-Protokolle übernehmen?

Ja. Vorlagen werden im No-Code-Editor nachgebaut – mit Pflichtfeldern, Wenn-dann-Logik und Plausibilitätsprüfungen, die es auf Papier nie gab.

Wie binden wir Paperless an SAP oder unser MES an?

Über unsere REST-API und Webhooks. Ihr SAP oder MES startet ein Protokoll per API-Aufruf und übergibt dabei Anlagen-, Auftrags- und Chargendaten. So muss nichts doppelt gepflegt werden. Sobald das Protokoll abgeschlossen ist, meldet ein Webhook das Ergebnis an Ihr System zurück. Bei der Einrichtung begleiten wir Sie persönlich.

Erfüllt das die Anforderungen unseres Audits?

Jedes Protokoll trägt Signatur, qualifizierten Zeitstempel und einen vollständigen Audit-Trail; Vorlagen sind versioniert. Damit lässt sich dokumentierte Information nach ISO 9001, IATF 16949 oder ISO 45001 lückenlos nachweisen.

Wie schnell sind wir startklar?

Die Plattform ist sofort einsatzbereit. Vorlage anlegen, Empfänger festlegen, auf dem Tablet ausfüllen. Testen Sie 14 Tage kostenlos, ohne Kreditkarte.

Das erste Prüfprotokoll steht in unter einer Stunde.

Rechtssichere Signaturen, interaktive Formulare und effiziente Workflows. Made in Germany.

Demo buchen Kostenlos testen

Frankfurt Office (HQ)

Große Friedberger Str. 13-17
60313 Frankfurt am Main

Kontakt

Live Chat und E-Mail

info@paperless.io

+49 89 / 215547980

München Office

Königinstraße 9A
80539 München

Über 4.500 Kunden in Europa vertrauen auf Paperless

Heute auf Papier. Morgen nachweisbar.

Status Quo

Mit Paperless

Ein digitaler Prozess für alle, die produzieren, instand halten und absichern.

Produktion & Qualität

Instandhaltung & Technik

Arbeitssicherheit & EHS

Erfasst, wo gearbeitet wird. Nicht am Schichtende.

Auslösen, erfassen, archivieren. Ein Prozess.

Auslösen

Erfassen & freigeben

Archivieren

Beim nächsten Audit in Minuten statt Tagen.

Fügt sich in ERP, QMS und MES ein.

Von unseren Kunden empfohlen

Seit der Umstellung auf Paperless sind unsere internen und externen Genehmigungen und Unterschriften einfach, digital und zeitsparend. Besser geht es nicht.

Eine Plattform. Unzählige Möglichkeiten.

Höchste Sicherheit und 100 % DSGVO-konform.

Häufig gestellte Fragen

Das erste Prüfprotokoll steht in unter einer Stunde.

Produkt

Lösungen

Partner

Vergleiche

Unternehmen