Über Castolin Eutectic

Die Castolin Eutectic Group ist ein weltweit führendes Industrieunternehmen in den Bereichen Instandhaltung, Verschleißschutz und Spezialfügetechnik. Gegründet 1906 in der Schweiz, hat sich das Unternehmen mit Hauptsitz in Kriftel (Hessen) über mehr als ein Jahrhundert als Innovationsführer für Schweiß-, Löt- und Beschichtungstechnologien etabliert.

Mit über 1.000 Mitarbeitenden weltweit und mehr als 400 Applikationsspezialisten betreut Castolin Eutectic Kunden aus Schlüsselindustrien wie Zement, Stahl, Öl & Gas, Bergbau und Energieerzeugung. Das Unternehmen verbindet traditionelles Industriehandwerk mit moderner Technologie – und setzt auch intern konsequent auf Digitalisierung.

Herausforderung

Als global agierendes Industrieunternehmen mit hohen regulatorischen Anforderungen bewältigt Castolin Eutectic täglich ein enormes Dokumentenvolumen: Rechnungen, Verträge, technische Dokumentationen, Compliance- und Audit-Unterlagen sowie abteilungsübergreifende Freigabeprozesse. Insbesondere in den Bereichen IT-Security und Compliance ist eine revisionssichere und zentral verfügbare Ablage unverzichtbar.

Vor der Einführung von Paperless wurden Dokumente größtenteils gedruckt und physisch archiviert, lokal auf Fileservern abgelegt oder manuell gescannt und unsortiert gespeichert. Die Folge: hoher Suchaufwand, inkonsistente Ablagestrukturen und ein erhöhtes Risiko bei Compliance- und Audit-Prüfungen.

„Das führte zu höherem Suchaufwand, inkonsistenter Ablage und einem erhöhten Risiko bei Compliance- und Audit-Anforderungen."

– Marcelo Segura, IT Security & Infrastruktur

Die Lösung: Paperless

Bei der Evaluation verschiedener Lösungen – darunter klassische DMS- und Cloud-basierte Systeme – überzeugte Paperless das Team um Marcelo Segura durch mehrere entscheidende Faktoren:

• Klare und intuitive Struktur für eine übersichtliche Dokumentenverwaltung über alle Abteilungen hinweg
• Effiziente Volltextsuche, die den Suchaufwand drastisch reduziert
• Einfache Digitalisierung bestehender Papierdokumente und nahtlose Integration in vorhandene Systeme
• Verbesserte Transparenz und Nachvollziehbarkeit für Audit- und Compliance-Anforderungen
• Ausgewogenes Verhältnis zwischen Funktionalität, Benutzerfreundlichkeit und Implementierungsaufwand

Anwendungsfälle

Paperless wird bei Castolin Eutectic abteilungsübergreifend eingesetzt – mit besonderem Fokus auf IT und Compliance:

• Verwaltung von Rechnungen und Verträgen
• Ablage technischer Dokumentationen
• Archivierung von Compliance- und Audit-Dokumenten
• Digitalisierung eingehender Papierdokumente
• Strukturierte Ablage für Fachabteilungen
• Revisionssichere zentrale Dokumentenablage

Ergebnisse

Mit Paperless hat Castolin Eutectic den Schritt von physischen Archiven und verteilten Fileservern zu einer zentralen, digitalen Dokumentenplattform vollzogen:

• Zentrale Dokumentenablage: Alle relevanten Dokumente sind revisionssicher archiviert und jederzeit abteilungsübergreifend verfügbar.
• Drastisch reduzierter Suchaufwand: Dank effizienter Volltextsuche werden Dokumente in Sekunden statt Minuten gefunden.
• Compliance-Sicherheit: Audit- und Compliance-Anforderungen werden durch konsistente, nachvollziehbare Ablagestrukturen zuverlässig erfüllt.
• Papierarchive eliminiert: Eingehende Papierdokumente werden konsequent digitalisiert – physische Archive gehören der Vergangenheit an.
• Einheitliche Struktur: Alle Fachabteilungen arbeiten mit einer konsistenten Ablagelogik – transparent und nachvollziehbar.

Empfehlung

„Insbesondere mittelständische Unternehmen mit wachsendem Dokumentenvolumen profitieren stark von einer strukturierten digitalen Ablage. Paperless überzeugt durch einfache Integration, gute Benutzerfreundlichkeit und das ausgewogene Verhältnis zwischen Funktionalität und Aufwand."

– Marcelo Segura, IT Security & Infrastruktur, Castolin Eutectic