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600 Dokumente pro Jahr inbegriffen, danach 1€ pro begonnenem Dokumentenprozess.

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Gemeinsam sorgen wir für einen reibungslosen Übergang zu automatisierten Dokumenten-Workflows.

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Feature Vergleich

Paperless Teampläne im Vergleich

Nutzung

Dokumentenprozesse
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Anzahl Nutzer
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Elektronische Signatur

eIDAS-konforme Signatur
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Audit Trail
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PDFs unterzeichnen
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Signaturzertifikat
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Einfache elektronische Signatur (EES)
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Fortgeschrittene elektronische Signatur (FES)
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Qualifizierte elektronische Signatur (QES)
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Online-Identifikation des Unterzeichners
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Intelligente Dokumente erstellen

Drag and Drop Baukasten
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Kollaborative Zusammenarbeit
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Platzhalter/Variablen
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Dateiupload/Dokumente anfordern
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Validierung für Formularfelder
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Content Library
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Individuelles Branding
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Eigene Validierungsregeln festlegen
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Sichtbarkeitsregeln/Rules Engine
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Mehrsprachigkeit
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Viren- und Malwareschutz
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Dynamische Online-Formulare
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Drag and Drop Baukasten
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Versionsverwaltung
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Passwortschutz
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Mengenbeschränkung
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Einsendeschluss
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Versenden & unterschreiben

Reihenfolge der Unterzeichnenden
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Unterschrift delegieren
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Dokument weiterleiten
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Freigabeworkflows
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Dokumente vorbefüllen
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Massenversand
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Individuelle Abschlussseite
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Eigene Domain
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Vollständiges Whitelabeling
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Dokumentenmanagement

Suche und Filter
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Aufbewahrungs- und Löschfristen
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Ablaufdaten für Dokumente
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Tracking & Monitoring

Echtzeit Benachrichtigungen
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Manuelle Erinnerungen
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Automatisierte Erinnerungen
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Dokumentenstatus
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Empfänger Analytics
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Reporting
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Automatisierungen

Drag and Drop Workflow Editor
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Individuelle Listenansichten
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Integrationen & API

Zapier
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Make
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Webhooks
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SAP
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Propstack
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cobra CRM
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enaio®
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Microsoft SharePoint
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API
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Admin & Nutzer Management

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Rollen & Zugriffsrechte
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Single Sign-On (SSO)
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Microsoft Entra
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SAML-Anbindung
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Automatische Benutzerbereitstellung (SCIM)
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Support & Service

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Onboarding
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Live-Chat & E-Mail
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Customer Success Manager
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In allen Plänen enthalten.

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Zertifizierte eSignaturen

Alle Unterschriften bei Paperless sind eIDAS-zertifiziert, rechtsverbindlich und sicher. Unsere Plattform unterstützt alle Signaturstufen.

Icon: Server mit Checkmark in Kreisform

Hosting in Deutschland

Unsere Software wird in Deutschland entwickelt und ausschließlich auf deutschen, ISO 27001-zertifizierten Servern betrieben.

Icon: Nutzer mit Sprechblase

Persönlicher Support

Paperless bietet Ihnen ein erfahrenes Support-Team und verzichtet bewusst auf Chatbots, für persönlichen und individuellen Service.

Echte Erfolge – keine leeren Versprechen.

Zertifikat von OMR für Top Rated e-Signature
capterra award best ease of use
GetApp award best functionality and features 2024

Mit der eSignatur von Paperless konnten wir den Aufwand für Vor-Ort-Termine vollständig eliminieren.

Stefan Prill, Strategis AG

350

vor Ort Termine eliminiert mit digitalen Signaturen

25 Min

Zeitersparnis pro erstelltem Mietvertrag
Portrait im Kontext eines Videocalls mit Stefal Prill repräsentativ für Strategis AG.

Mit Paperless konnten wir unseren Vertragsprozess von 15 bis 20 Minuten auf einen Klick reduzieren.

Philipp Kreis, cobraCRM

20 Min

Zeitersparnis pro Vereinbarung

70%

Rücklaufquote nach wenigen Tagen
Portrait im Kontext eines Videocalls mit Philipp Kreis repräsentativ für cobraCRM.

Vor Paperless liefen unsere papierbasierten Prozesse manuell und dauerten Wochen.

Markus Nargosen, Faktor X GmbH

25h

wöchentlich für Kundenverträge eingespart

95%

höhere Transparenz in die Prozesse
Portrait im Kontext eines Videocalls mit Markus Nargosen repräsentativ für Faktor X GmbH.

Paperless spart uns Zeit, reduziert Fehler und vereinfacht jeden Vertragsprozess.

Hendrik Schneider, Vario Software AG

100%

aller Verträge sind digital, rechtskonform und fehlerfrei

80%

schnellere Vertragserstellung dank digitaler Workflows
Portrait im Kontext eines Videocalls mit Hendrik Schneider repräsentativ für Vario Software AG
Logo der Strategis AG als KundenreferenzLogo cobra CRMLogo der Faktor X GmbH als KundenreferenzVario Software AG in schwarz

Mehr als 3.200+ Kunden in Europa vertrauen auf Paperless

FAQ

Häufig gestellte Fragen

Kostenlose Testphase

Was beinhaltet die kostenlose Testphase?

Mit der kostenlosen Testphase erhalten Sie 14 Tage lang eine Vollversion unseres Business-Plans. So können Sie den vollen Umfang von Paperless kennenlernen und sich ein Bild über die Zusammenarbeit mit uns machen.

Muss ich bei der Anmeldung meine Zahlungsdaten angeben?

Nein. Sie können sich anmelden und Paperless 14 Tage lang nutzen, ohne jegliche Zahlungsdaten anzugeben. Nach Ablauf der Testphase und Auswahl des passenden Plans können Sie ein Abonnement starten.

Verlängert sich meine kostenlose Testphase automatisch?

Nein. Nach Ablauf der 14-tägigen Testphase wird der Versand von neuen Dokumentenprozessen automatisch deaktiviert – es entstehen keine Kosten. Wenn Sie Paperless weiter nutzen möchten, können Sie einfach einen passenden Plan wählen oder sich von unseren Experten beraten lassen. Wir unterstützen Sie gerne beim Einstieg.

Abrechnung & Kontingente

Was ist ein Dokumentenprozess?

Mit Paperless können Sie entweder eine PDF-Datei zur Unterschrift hochladen, ein intelligentes Dokument mit dem No-Code-Editor erstellen oder ein Online-Formular erstellen. Jedes Mal, wenn Sie ein Dokument versendet haben oder jemand mit dem Ausfüllen des Online-Formulars begonnen hat, zählt dies als ein begonnener Dokumentenprozess.

Was passiert, wenn das Dokumentenkontingent aufgebraucht ist?

Nach Verbrauch Ihres inkludierten Kontingents können Sie problemlos im Pay-as-you-go weitermachen: 1 € pro begonnenem Dokumentenprozess. Für planbare oder höhere Volumina stehen vergünstigte Transaktionspakete zur Verfügung, mit denen Sie Ihre Kosten dauerhaft senken können.

Kann ich vergünstigte Transaktions-Kontingente erwerben?

Ja. Mit rabattierten Kontingenten reduzieren Sie den Preis pro Transaktion und halten Ihr Budget auch bei höherem Volumen gut planbar.

Sind Nutzerlizenzen begrenzt?

Nein. In allen Plänen (Basic, Business, Enterprise) sind Nutzer unlimitiert – Sie können Ihr gesamtes Team ohne Zusatzkosten einladen.

Gibt es Support in allen Plänen?

Ja, Sie erhalten in allen Plänen persönlichen Support – per Telefon, E-Mail oder im In-App-Chat, stets direkt mit unseren Experten (keine Chatbots). Zusätzlich ist in jedem Plan ein strukturiertes Onboarding enthalten, damit Sie reibungslos starten können.

Gibt es monatliche und jährliche Abrechnung?

Ja. Beide Optionen sind verfügbar; bei jährlicher Abrechnung sparen Sie bis zu 25 % gegenüber monatlicher Zahlung.

Welche Arten von Zahlungen werden akzeptiert?

Wir akzeptieren alle gängigen Kreditkarten, einschließlich Visa und Mastercard. Alternativ kann per Banküberweisung oder SEPA-Lastschriftmandat bezahlt werden.

Gibt es Rabatte für Startups, Vereine und Non‑Profit‑Organisationen?

Ja. Startups, gemeinnützige Organisationen und Vereine erhalten Sonderkonditionen. Senden Sie uns gerne eine E-Mail an sales@paperless.io

Fallen zusätzliche Gebühren oder versteckte Kosten an?

Bei Paperless gibt es keine versteckten Kosten. Alle Funktionen und Leistungen, die in Ihrem Plan enthalten sind, werden klar kommuniziert.

Zusätzliche Gebühren könne anfallen, wenn Sie optionale Add-Ons hinzubuchen
oder mehr als in Ihrem Plan enthaltene Dokumentenprozesse benötigen.

Wir legen großen Wert auf Transparenz. Sollten zusätzliche Kosten entstehen, informieren wir Sie im Vorfeld, damit Sie immer die volle Kontrolle über Ihre Ausgaben haben.

E-Signaturen & Rechtliches

Muss sich ein Unterzeichner bei Paperless anmelden?

Nein, Unterzeichner benötigen kein Paperless-Konto. Empfänger können Dokumente direkt über einen sicheren Link öffnen, prüfen und unterschreiben – ohne sich registrieren zu müssen. Dies macht den Prozess besonders einfach und zugänglich für externe Unterzeichner.

Sind digitale Paperless-Signaturen gemäß dem EU Gesetz rechtsverbindlich?

Ja, absolut. Digitale Signaturen mit Paperless erfüllen alle Anforderungen der eIDAS-Verordnung der Europäischen Union. Diese Verordnung regelt die Rechtsgültigkeit und Anerkennung elektronischer Signaturen innerhalb der EU und gewährleistet deren Verbindlichkeit.

Paperless unterstützt alle drei Signaturlevels, die in der eIDAS-Verordnung definiert sind:

1. Einfache elektronische Signatur (EES): Ideal für alltägliche Vereinbarungen mit geringem Risiko.
2. Fortgeschrittene elektronische Signatur (FES): Diese Signaturen bieten zusätzliche Sicherheit, da sie eindeutig dem Unterzeichner zugeordnet und manipulationssicher sind.
3. Qualifizierte elektronische Signatur (QES): Diese entspricht den höchsten rechtlichen Standards und ist handschriftlichen Signaturen vor Gericht gleichgestellt. Für die QES ist eine Identitätsprüfung erforderlich, die Paperless mit zertifizierten Partnern reibungslos abwickelt.

Nach Abschluss des Signaturprozesses stellt Paperless einen Audit Trail bereit. Dieses Protokoll enthält alle relevanten Informationen, einschließlich Zeitstempeln und kryptografischen Prüfwerten, um die Authentizität und Integrität des Dokuments zu belegen. Es dient als Beweismittel vor Gericht und beweist die Herkunft sowie die Integrität der Signatur.

Was bedeuten EES, FES und QES?

EES, FES und QES stehen für die drei Signaturlevels, die in der eIDAS-Verordnung (Electronic Identification, Authentication and Trust Services) definiert sind. Sie unterscheiden sich in ihrer rechtlichen Verbindlichkeit und den Anforderungen an die Unterzeichnung:

Einfache elektronische Signatur (EES):
Dies ist die grundlegendste Form der elektronischen Signatur. Sie ist einfach anzuwenden und ideal für alltägliche Dokumente mit geringem Risiko. Allerdings bietet sie weniger rechtliche Absicherung, da sie nicht eindeutig einem Unterzeichner zugeordnet sein muss.

Fortgeschrittene elektronische Signatur (FES):
Diese Signatur ist sicherer als die EES, da sie eindeutig einem Unterzeichner zugeordnet und technisch manipulationssicher ist. Sie basiert auf kryptografischen Verfahren und stellt sicher, dass die Daten nach der Signatur nicht verändert wurden. Die FES ist für viele geschäftliche und rechtliche Dokumente ausreichend.

Qualifizierte elektronische Signatur (QES):
Die QES entspricht den höchsten rechtlichen Standards und ist in der gesamten EU der handschriftlichen Unterschrift vor Gericht gleichgestellt. Sie erfordert eine Identitätsprüfung des Unterzeichners (z. B. durch Video-Ident-Verfahren) und wird von einem qualifizierten Vertrauensdiensteanbieter ausgestellt.

Paperless unterstützt alle drei Signaturlevels, sodass Sie je nach Anforderungen und rechtlichen Vorgaben die passende Option wählen können.

Bietet Paperless die qualifizierte elektronische Signatur (QES) an?

Ja. Paperless unterstützt die einfache (EES), forgeschrittete (FES) und qualifizierte elektronische Signatur (QES). Die QES ist das rechtliche Äquivalent zur handschriftlichen Unterschrift und erfordert eine Identitätsprüfung.

Ist Paperless DSGVO-konform?

Ja. Paperless erfüllt vollständig die Anforderungen der DSGVO und wird in Deutschland entwickelt und betrieben. Ihre Daten werden ausschließlich in zertifizierten Rechenzentren in Deutschland verarbeitet — für maximalen Datenschutz und Datensicherheit.

Wo werden meine Daten gespeichert?

Ausschließlich in Deutschland auf ISO‑27001‑zertifizierten Rechenzentren (u. a. Nürnberg und Falkenstein); zudem setzen wir nur europäische Unterauftragnehmer ein – Daten verlassen die EU nicht. Damit gewährleisten wir volle Datensouveränität und maximale Kontrolle über Ihre Informationen. Hier können Sie mehr über das Thema Sicherheit bei Paperless lesen.

Integrationen & Produkt

Kann ich Paperless in Anwendungen von Drittanbietern integrieren?

Ja, Paperless bietet Ihnen umfangreiche Integrationsmöglichkeiten, um nahtlos mit Ihren bevorzugten Tools zu arbeiten. Es unterstützt unter anderem branchenspezifische Lösungen wie SAP, Propstack, Cobra CRM, enaio und Microsoft SharePoint.

Darüber hinaus stehen Ihnen über 7.000 Integrationen über Make und Zapier zur Verfügung. Mit diesen Plattformen können Sie Paperless flexibel mit nahezu jeder Drittanbieter-App verbinden und Ihre Workflows automatisieren.

Gibt es eine API?

Ja. Die API verbindet Paperless mit Ihren bestehenden Anwendungen, sodass Sie Dokumenten- und Formularprozesse nahtlos automatisieren können. Hier können Sie mehr über unsere API erfahren.

Was ist der Unterschied zwischen einem Formular und einem Template?

Ein Formular wird veröffentlicht (z. B. als Link auf Ihrer Website) oder breit geteilt, damit Empfänger es selbstständig ausfüllen. Ein Template ist eine wiederverwendbare Dokument‑Vorlage, die Sie gezielt an Empfänger versenden – ideal für Verträge & Einzelprozesse.

Bereit für Paperless?

Rechtssichere Signaturen, interaktive Formulare und effiziente Workflows. Made in Germany.