Question 1

Was ist eine qualifizierte elektronische Signatur (QES)?

Accepted Answer

Eine qualifizierte elektronische Signatur (QES) ist die höchste Stufe der elektronischen Signatur nach eIDAS. Sie ist der handschriftlichen Unterschrift rechtlich gleichgestellt, erfordert immer eine geprüfte Identifizierung der unterzeichnenden Person und wird in allen 27 EU-Mitgliedstaaten anerkannt. Dadurch eignet sie sich besonders für risikoreiche oder geschäftskritische Dokumente wie Arbeits-, Immobilien- oder notarielle Verträge; vertiefende Informationen stellt unter anderem die Bundesnetzagentur bereit.

Question 2

Wie schnell ist die Software einsatzbereit?

Accepted Answer

Die QES-Lösung von Paperless ist in wenigen Minuten startklar: Sie legen einen Account an, laden Ihr erstes Dokument hoch und können direkt unterschreiben lassen. Für komplexere Workflows mit mehreren Unterzeichnern sollten Sie ungefähr 10 Minuten für die Ersteinrichtung einplanen.

Question 3

Werde ich geschult?

Accepted Answer

Ja. In allen Tarifen ist ein persönliches Onboarding mit einem Produktexperten enthalten. Ergänzend stehen Ihnen Video-Tutorials sowie ein deutschsprachiger Support zur Verfügung, damit Ihr Team die QES schnell produktiv einsetzen kann.

Question 4

Wie lange dauert die Identitätsprüfung?

Accepted Answer

Die Identitätsprüfung dauert in der Regel etwa 1–3 Minuten mit der eID-Funktion des Personalausweises und rund 5–10 Minuten per Video-Ident. Das dabei ausgestellte Signaturzertifikat ist anschließend ungefähr drei Jahre gültig, ohne dass eine erneute Identifizierung erforderlich ist.

Question 5

Müssen die Unterzeichner sich jedes Mal neu identifizieren?

Accepted Answer

Nein. Die Identifizierung erfolgt grundsätzlich nur einmal. Danach kann der Unterzeichner seine geprüfte Identität in einer digitalen Wallet speichern und sich bei weiteren Signaturen einfach über diese Wallet authentifizieren. Das beschleunigt Folgeabschlüsse deutlich, insbesondere bei wiederkehrenden Unterzeichnern.

Question 6

Was unterscheidet Paperless von Anbietern wie bspw. DocuSign?

Accepted Answer

Paperless unterscheidet sich vor allem in drei Punkten: Erstens bezahlen Sie nach Dokumentenvolumen statt pro Nutzer, sodass beliebig viele Benutzer in Ihrem Account arbeiten können. Zweitens erhalten Sie 24/7 erreichbaren, deutschsprachigen Support per Telefon, Live-Chat und E-Mail, ohne lästige Offshore-Callcenter. Drittens wird Paperless ausschließlich in Deutschland entwickelt und gehostet, was eine DSGVO-konforme Verarbeitung ohne US-Datenübermittlung ermöglicht.

Question 7

Was kostet die QES mit Paperless?

Accepted Answer

Die qualifizierte elektronische Signatur mit Paperless startet preislich ab 2,50 € pro Signatur zuzüglich eventuell notwendiger Ident-Kosten. Für Kunden mit hohem Signaturvolumen bietet Paperless gestaffelte Konditionen, über die Sie sich individuell vom Vertrieb beraten lassen können.

Question 8

Kann ich die qualifizierte elektronische Signatur kostenlos testen?

Accepted Answer

Ja. Im Rahmen der kostenlosen Testphase können Sie die qualifizierte elektronische Signatur ohne Zusatzkosten ausprobieren. Unsere Produktexperten schalten die QES-Funktion für Ihr Testkonto frei und unterstützen Sie bei der Einrichtung der ersten Prozesse.

Question 9

Was macht einen guten QES-Anbieter aus?

Accepted Answer

Ein guter QES-Anbieter sollte vor allem drei Kriterien erfüllen: Erstens Hosting in Deutschland oder der EU mit nachweislicher DSGVO-Konformität. Zweitens mehrere Identifikationsmethoden wie Video-Ident, eID oder Auto-Ident, damit Sie je nach Anwendungsfall flexibel bleiben. Drittens einen schnell erreichbaren, kompetenten Support – idealerweise deutschsprachig und per Telefon, E-Mail sowie Live-Chat. Sinnvoll ist außerdem eine Testphase mit echten Dokumenten, um zu prüfen, ob die Software zu Ihren Prozessen passt.

Question 10

Ist die QES rechtlich gültig?

Accepted Answer

Ja. Eine qualifizierte elektronische Signatur ist der handschriftlichen Unterschrift rechtlich gleichgestellt, erfüllt die Anforderungen der eIDAS-Verordnung und wird in Deutschland wie auch in allen 27 EU-Mitgliedstaaten anerkannt. Verträge mit QES sind damit vor Gericht genauso wirksam wie klassische Papierverträge.

Question 11

Sind die QES rechtlich bindend?

Accepted Answer

Ja, mit einer QES unterzeichnete Vereinbarungen sind rechtlich bindend und vollstreckbar. Die qualifizierte elektronische Signatur erfüllt die gesetzlichen Anforderungen an die Schriftform und bietet damit höchste Beweiskraft.

Question 12

Kann ich auch FES oder EES statt QES verwenden?

Accepted Answer

Ja, und in vielen Fällen ist das sogar empfehlenswert. Für ungefähr 80 % aller Verträge reicht eine fortgeschrittene elektronische Signatur (FES) aus, die meist schneller und kostengünstiger ist als eine QES. Eine qualifizierte Signatur ist vor allem dort erforderlich, wo das Gesetz ausdrücklich Schriftform vorschreibt. In Paperless können Sie pro Dokument das passende Signaturniveau (EES, FES oder QES) auswählen.

Question 13

Kann ich die QES in mein CRM/ERP integrieren?

Accepted Answer

Ja. Paperless lässt sich in zahlreiche CRM- und ERP-Systeme integrieren, unter anderem in SAP, Propstack, Cobra CRM, enaio und Microsoft SharePoint. Darüber hinaus stehen Ihnen tausende Integrationen über Make und Zapier sowie eine ausführlich dokumentierte REST-API für individuelle Anbindungen zur Verfügung. Typischer Ablauf: Vertrag im CRM erstellen, automatisch an Paperless übergeben, QES-Prozess starten und das signierte Dokument wird anschließend wieder in das Ursprungssystem zurückgespielt.

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