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Welche digitale Signatur Software passt zu Ihrem Unternehmen? Die Kosten reichen von kostenlos bis mehrere hundert Euro pro Monat. Datenschutz, Funktionsumfang und Preismodell unterscheiden sich teils erheblich. Wer die falsche E-Signatur-Lösung wählt, zahlt zu viel – oder riskiert rechtliche Folgen.
In diesem Vergleich stellen wir Ihnen zehn Anbieter für elektronische Signaturen vor. Wir ordnen sie nach konkreten Kriterien ein: Signatur-Standards, Serverstandort, ergänzende Funktionen, Preismodell und Zielgruppe.
Warum digitale Signatur Software 2026 unverzichtbar ist
Verträge drucken, per Post schicken, auf die Unterschrift warten, dann scannen und ablegen – für viele Unternehmen im DACH-Raum ist das noch Alltag. Digitale Signatur Software ersetzt diesen Papierweg komplett. Sie laden Dokumente hoch, platzieren Signaturfelder per Drag-and-Drop und schicken alles per E-Mail oder Link an den Unterzeichner. Der Empfänger unterschreibt am Laptop oder Smartphone.
2025 hat das Bürokratieentlastungsgesetz IV (BEG IV) zusätzlich Formvorschriften gelockert. Mehr Dokumente und Verträge als zuvor dürfen Sie digital unterzeichnen. Gleichzeitig stellen Datenschutzbeauftragte verstärkt eine wichtige Frage: Wo liegen unsere Vertragsdaten? Und wickeln wir Signaturprozesse DSGVO-konform ab?
Die Antwort hängt vom Anbieter ab.
EES, FES und QES: Die drei Signaturarten im Überblick
Die eIDAS-Verordnung (EU Nr. 910/2014) definiert drei Signatur-Standards für elektronische Signaturen. Welche Signaturart Sie brauchen, hängt vom Dokument ab.
Für den Großteil aller Geschäftsdokumente reicht die einfache elektronische Signatur (EES) aus. Die qualifizierte elektronische Signatur (QES) brauchen Sie nur dort, wo das Gesetz die Schriftform verlangt – zum Beispiel bei Mietverträgen über ein Jahr und bestimmten Versicherungen. Bei der QES kommen zusätzlich Kosten für die Identifizierung hinzu, z. B. per Video-Ident oder Auto-Ident. Diese Kosten variieren je nach Anbieter.
Tipp: Wählen Sie eine E-Signatur-Lösung, die alle drei Signaturarten auf einer Plattform anbietet. So bleiben Sie flexibel und können auch anspruchsvolle Dokumente elektronisch unterzeichnen, ohne die Software wechseln zu müssen.
Worauf Sie bei der Auswahl achten sollten
Neun Kriterien helfen Ihnen bei der Auswahl der besten digitalen Signatur Software für Ihr Unternehmen.
- Signatur-Standards: Bietet die Software alle drei Signaturarten (EES, FES, QES) auf einer Plattform? Oder ist die qualifizierte elektronische Signatur ein kostenpflichtiges Add-on, das Sie separat freischalten müssen?
- Serverstandort und Datenschutz: Wo speichert der Anbieter Ihre Vertragsdaten? Anbieter mit Hosting in Deutschland oder der EU bieten den stärksten DSGVO-Schutz.
- Wichtig zu wissen: US-Anbieter unterliegen dem CLOUD Act. Dieses Gesetz erlaubt US-Behörden den Zugriff auf Daten amerikanischer Unternehmen – unabhängig vom Serverstandort. Für Unternehmen mit sensiblen Verträgen oder HR-Dokumenten ist das ein reales Datenschutz-Risiko.
- Benutzerfreundlichkeit: Muss der Unterzeichner einen Account anlegen, um ein Dokument zu signieren? Funktioniert die elektronische Unterschrift mobil? Je weniger Hürden, desto schneller läuft der Signaturprozess.
- Ergänzende Funktionen: Viele Signatur-Tools beschränken sich auf das Signieren von PDF-Dateien. Andere bieten intelligente Formulare, Drag-and-Drop-Workflows, Contract Lifecycle Management (CLM) oder einen Dokumenten-Builder mit bedingter Logik. Überlegen Sie: Brauchen Sie nur eine elektronische Unterschrift – oder eine Lösung für Ihre gesamten Vertragsprozesse und die Dokumentenverwaltung?
- Integrationen: Lässt sich die Software an Ihr CRM, HR-System oder DMS anbinden? Native Integrationen sparen deutlich mehr Zeit als Verbindungen über Zapier oder Make. Berücksichtigen Sie auch API-Integrationen.
- Preismodell: Manche Anbieter rechnen pro Nutzer ab, andere transaktionsbasiert pro Dokumentenprozess. Bei einem Team mit 20 Personen kann der Unterschied mehrere Hundert Euro im Monat ausmachen.
- Audit Trail und Compliance: Jede elektronische Signatur sollte einen vollständigen, zeitgestempelten Nachweis erzeugen. Prüfen Sie, ob der Anbieter die Vorgaben der eIDAS-Verordnung erfüllt.
- Support: Erreichen Sie echte Menschen? Auf Deutsch? Innerhalb eines Arbeitstages?
Die 10 besten digitalen Signatur Softwares im direkten Vergleich
Hier ist eine Übersicht über zehn Anbieter für elektronische Signaturen, die im DACH-Raum relevant sind.
Stand: März 2026. Preise können abweichen.
1. Paperless – Digitale Signatur Software aus Deutschland
Paperless kommt aus Deutschland und läuft auf deutschen Servern. Die Lösung unterscheidet sich von reinen Signatur-Tools: Sie deckt den gesamten Dokumentenlebenszyklus ab. Von intelligenten Formularen über Drag-and-Drop-Workflows bis hin zum Contract Lifecycle Management. Damit bekommen Sie deutlich mehr als ein einfaches Unterschriften-Tool.
Vorteile und Funktionen
Alle drei eIDAS-Signaturarten – EES, FES und QES – stehen Ihnen auf einer einzigen Plattform zur Verfügung. Statt statischer PDFs arbeiten Sie mit einem Dokumenten-Builder: Sie erstellen Vorlagen mit bedingten Feldern, mehrsprachigen Optionen und Logiken, die Verträge automatisch anpassen. Ihre Unterzeichner brauchen dafür keinen eigenen Account. Für komplexe Signaturprozesse steht Ihnen eine Workflow-Automatisierung zur Verfügung, und über eine REST-API lässt sich Paperless tief in Ihre bestehenden Systeme einbinden.
Integrationen
Paperless verbindet sich nativ mit cobra CRM, SAP, enaio, Propstack und Microsoft SharePoint. Weitere Tools wie HubSpot oder Salesforce binden Sie bequem über Make oder Zapier an.
Preise
- Basic: 149 €/Monat (600 Dokumentenprozesse/Jahr, unbegrenzt Nutzer)
- Zusätzliche Dokumentenprozesse: 1 €/Dokument
- Enterprise: auf Anfrage
Der Vorteil: Egal ob 5 oder 50 Mitarbeiter Dokumente signieren – der montaliche Preis bleibt gleich.
Stand: März 2026.
Schwächen
Der Einstiegspreis von 149 €/Monat ist für Solopreneure oder sehr kleine Teams mit wenig Dokumentenvolumen hoch. Wenn Sie wirklich nur digitale Unterschriften brauchen und keine Formulare oder Workflows benötigen, zahlen Sie für Funktionen, die Sie nicht nutzen.
Geeignet für
Paperless passt gut zu KMU und Mittelstand mit 11 bis 5.000 Mitarbeitern, die mehr als nur elektronische Signaturen benötigen: zum Beispiel intelligente Formulare, automatisierte Vertragsprozesse oder HR-Workflows. Besonders interessant ist die Lösung für Unternehmen, die mit sensiblen Kunden-, Personal- oder Finanzdaten arbeiten und ihre Daten sicher in Deutschland halten möchten – ohne CLOUD-Act-Risiko.
Was Nutzer auf Bewertungsplattformen sagen:
- OMR Reviews: 4,9 von 5 Sternen
- Capterra: 4,7 von 5 Sternen
2. DocuSign – Der internationale Marktführer
DocuSign ist der bekannteste Anbieter für elektronische Signaturen weltweit. Über eine Million Unternehmen setzen auf die Lösung. Seit mehr als 20 Jahren am Markt hat sich DocuSign als Standard für digitale Unterschriften in internationalen Konzernen durchgesetzt.
Vorteile und Funktionen
Mit über 1.000 Integrationen verbinden Sie DocuSign mit nahezu jedem CRM-, ERP- oder Produktivitäts-Tool. Die mobile App ist stark und zuverlässig. Zusätzlich stehen Ihnen Massenversand, bedingte Signatur-Reihenfolgen, Echtzeit-Tracking und Vorlagen zur Verfügung.
Schwächen
DocuSign ist ein US-Anbieter und unterliegt dem CLOUD Act. Alle Pläne begrenzen das Signaturvolumen auf 100 Envelopes pro Nutzer und Jahr – das kritisieren auch Nutzer in unabhängigen Rezensionen. Die qualifizierte elektronische Signatur (QES) gibt es nur als kostenpflichtiges Add-on ab 2,50 $ pro ID-Verifizierung. Einen eigenständigen Dokumenten-Editor suchen Sie vergebens. Bei 20 Nutzern im Standard-Plan zahlen Sie bereits rund 500 $/Monat.
Preise
Stand: März 2026.
Geeignet für
DocuSign empfiehlt sich für internationale Konzerne mit einem komplexen Tech-Stack und hohem Bedarf an Integrationen.
So bewerten Nutzer die Plattform auf unabhängigen Portalen:
- OMR Reviews: 4,3 von 5 Sternen
- Capterra: 4,7 von 5 Sternen
Paperless als DocuSign-Alternative →
3. Adobe Sign – Elektronische Unterschrift im Adobe-Ökosystem
Adobe Acrobat Sign kombiniert PDF-Bearbeitung und elektronische Signaturen in einem Tool. Wenn Sie bereits mit Adobe-Produkten arbeiten und regelmäßig PDFs bearbeiten, erweitern Sie damit Ihren bestehenden Workflow direkt – ohne einen Systemwechsel.
Vorteile und Funktionen
Mithilfe von Adobe Acrobat Sign lassen sich PDF-Dokumente ganz einfach bearbeiten, erstellen, aber auch kommentieren. Positiv ist hierbei vor allem die einfache Integration in Microsoft 365, oder auch in den Google Workspace. Auf diese Art und Weise können Unterzeichner Dokumente direkt aus Word, Outlook, oder Teams signieren.
Schwächen
Adobe Sign unterliegt als US-Anbieter dem CLOUD Act. Die qualifizierte elektronische Signatur (QES) steht Ihnen nur in der Enterprise-Lösung „Acrobat Sign Solutions“ zur Verfügung – und auch dort nur über externe Vertrauensdiensteanbieter. Wichtig ist zu verstehen, dass der Document Builder ausschließlich als Salesforce-Integration verfügbar ist, nicht aber als eigenständige Funktion. Zudem wirkt die Benutzeroberfläche an vielen Stellen veraltet und eigenständige Formulare, oder ein Contract Lifecycle Management fehlen komplett.
Preise
- Acrobat Standard: ab 17,99 €/Monat (jährlich)
- Acrobat Pro: ab 23,79 €/Monat (jährlich)
- Team Standard: ab 16,80 €/Lizenz/Monat (jährlich)
- Team Pro: ab 16,80 €/Lizenz/Monat (jährlich)
- Acrobat Sign Solutions (Enterprise): nur auf Anfrage
Stand: März 2026.
Geeignet für
Adobe Sign passt gut zu Teams, die bereits Adobe Creative Cloud oder Acrobat im Einsatz haben und elektronische Unterschriften als Zusatzfunktion einbinden möchten.
Die Bewertungen auf Vergleichsportalen im Überblick:
- OMR Reviews: 4,5 von 5 Sternen
- G2: 4,4 von 5 Sternen
Paperless als Adobe-Sign-Alternative →
4. Skribble – Qualifizierte elektronische Signatur aus der Schweiz
Skribble ist eine E-Signatur-Lösung mit Sitz in der Schweiz. Die Plattform hat sich auf die elektronische Signatur spezialisiert. Alle drei Signaturarten stehen bereit– Sie müssen keine externen Vertrauensdienste beauftragen.
Vorteile und Funktionen
Alle drei Signatur-Standards stehen Ihnen auf einer Plattform zur Verfügung, die QES direkt inklusive. Bei der Kontoerstellung wählen Sie, ob Ihre Daten in ISO-27001-zertifizierten Rechenzentren in der Schweiz oder in Deutschland liegen sollen. Die Identität Ihrer Unterzeichner prüft Skribble per Ausweis oder SMS. Über eine API binden Sie die Lösung an Ihre CRM- oder HR-Systeme an.
Schwächen
Die Schweiz ist kein EU-Mitglied – das kann bei bestimmten Datenschutzanforderungen relevant sein. Einen Dokumenten-Builder, Formulare, CLM oder eine Dokumentenverwaltung bietet Skribble nicht. Außerdem kann die QES-Identifikation für Ihre Unterzeichner aufwendig sein.
Preise
- Individual: ab 9 €/Monat (jährlich), inkl. 120 EES/Jahr
- Team: 23 €/Nutzer/Monat (jährlich), unbegrenzt EES + 72 FES/QES pro User/Jahr
- Pro: 36 €/Nutzer/Monat (jährlich), unbegrenzt EES + 120 FES/QES pro User/Jahr
- Scale: ab 5.000 Signaturen, auf Anfrage
Bei Überschreitung zahlen Sie 2,50 € pro FES und 4,50 € pro QES-Signatur.
Stand: März 2026.
Geeignet für
Skribble empfiehlt sich für Unternehmen, bei denen die QES im Mittelpunkt steht und die keine ergänzenden Funktionen wie Formulare, Workflows oder Dokumentenverwaltung benötigen.
Auf den gängigen Bewertungsplattformen schneidet Skribble folgendermaßen ab:
- OMR Reviews: 4,5 von 5 Sternen
- Capterra: 4,8 von 5 Sternen
- G2: 4,4 von 5 Sternen
Paperless im Vergleich mit Skribble →
5. Yousign (bald Youtrust) – Europäische Signatur-Lösung aus Frankreich
Yousign, der demnächst unter dem Namen Youtrust auftritt, ist ein französischer Anbieter und qualifizierter Vertrauensdiensteanbieter nach der eIDAS-Verordnung. Die Lösung richtet sich an europäische Unternehmen, die Dokumente rechtskonform digital unterzeichnen möchten.
Vorteile und Funktionen
Yousign ist EU-basiert, DSGVO-konform und von der französischen Cybersicherheitsbehörde ANSSI zertifiziert. Die Oberfläche ist intuitiv gestaltet. Sie arbeiten mit Vorlagen, automatischen E-Mail-Erinnerungen und Validierungs-Workflows.
Schwächen
Den Support erreichen Sie hauptsächlich auf Französisch und Englisch – deutschsprachige Unterstützung fehlt. FES und QES stehen Ihnen erst ab dem Plus-Plan zur Verfügung, und zwar ausschließlich als Add-ons. Im Free- und One-Plan haben Sie keinen Zugang dazu, auch nicht gegen Aufpreis. Eine QES-Signatur kostet 10–15 € pro Vorgang. Im DACH-Raum ist Yousign noch weniger bekannt als die großen US-Anbieter.
Preise
- Free: 2 Signaturanfragen/Monat, unbegrenzt Selbst-Signaturen
- One: ab 9 €/Monat (10 Signaturanfragen/Monat)
- Plus: ab 23 €/Monat (unbegrenzte Signaturen)
- Pro: ab 38 €/Nutzer/Monat
Stand: März 2026.
Geeignet für
Yousign empfiehlt sich für EU-Unternehmen, die eine europäische Alternative zu US-Anbietern suchen – besonders im französischsprachigen Raum. Der günstige Einstieg macht die Lösung interessant, wenn Sie zunächst klein starten möchten.
Ein Blick auf die Nutzerbewertungen:
- OMR Reviews: 4,8 von 5 Sternen
- Capterra: 3,8 von 5 Sternen
- G2: 4,3 von 5 Sternen
Paperless im Vergleich mit Yousign →
6. d.velop – DMS und digitale Signatur aus einer Hand
d.velop ist ein deutscher Anbieter mit einem breiten Portfolio im Dokumentenmanagement (DMS). Die elektronische Signatur ist dabei eine Funktion innerhalb des d.velop-Ökosystems – kein eigenständiges Tool, sondern ein integrierter Baustein.
Vorteile und Funktionen
Ihre Daten liegen ausschließlich in Deutschland, gehostet bei T-Systems und der Open Telekom Cloud. Alle Signaturarten sind im Standard enthalten: FES über Swisscom, QES über D-Trust. Sie profitieren von einer tiefen DMS-Integration, revisionssicherer Dokumentenverwaltung und GoBD-Konformität. d.velop ist TISAX-geprüft und ISO-27001-zertifiziert. Für Ihre Workflows steht Ihnen das d.velop process studio zur Verfügung – von Low-Code bis BPMN.
Schwächen
Der Unterschriften-Service d.velop sign ist kein Standalone-Tool. Es muss per API an Ihre Systeme angebunden werden, was die Integration etwas aufwändiger macht.
Preise
- d.velop sign basic: 9,99 €/Monat (50 QES inklusive; jede weitere 4,50 €)
- d.velop sign business: 24,99 €/Monat (120 QES inklusive; jede weitere 4,50 €)
- d.velop sign ultimate: 34,99 €/Monat (250 QES inklusive; jede weitere 4,50 €)
- Vertragsmanagement: ab 29 €/Named User/Monat
- Gesamtlösung: auf Anfrage
Stand: März 2026.
Geeignet für
d.velop empfiehlt sich für größere Unternehmen und öffentliche Verwaltungen, die Dokumentenverwaltung, Archivierung und elektronische Signaturen aus einer Hand benötigen.
Ein Blick auf die Nutzerbewertungen:
- OMR Reviews: 4,5 von 5 Sternen
- Capterra: 4,5 von 5 Sternen
7. Scrive – Europäische E-Signatur-Plattform mit QTSP-Status aus Schweden
Scrive kommt aus Stockholm und ist seit 2010 am Markt. Die Plattform hat sich auf sichere elektronische Signaturen und digitale Identitätsprüfung spezialisiert – mit einem klaren Fokus auf europäische Compliance. Als qualifizierter Vertrauensdiensteanbieter (QTSP) nach der eIDAS-Verordnung bietet Scrive die höchste Stufe der elektronischen Signatur direkt aus eigener Hand.
Vorteile und Funktionen
Scrive unterstützt alle drei eIDAS-Signaturarten: EES, AES (fortgeschrittene elektronische Signatur) und QES. Die qualifizierte elektronische Signatur basiert auf nationalen eIDs wie BankID (Schweden), MitID (Dänemark) oder Onfido und ermöglicht eine unkomplizierte Identifikation ohne separaten Video-Ident-Prozess. Ihre Daten liegen ausschließlich in der EU – wahlweise auf AWS-Infrastruktur in der EU oder über Scrive EC auf der schwedischen Hosting-Plattform Cleura, komplett ohne Berührungspunkte zu US-Jurisdiktion. Scrive ist ISO-27001-zertifiziert, bietet Vorlagen, Integrationen in Salesforce, Microsoft Dynamics und HubSpot sowie eine leistungsfähige API. Unbegrenzte Dokumente sind in allen Plänen enthalten.
Schwächen
Scrive bietet keinen eigenständigen Dokumenten-Builder, kein CLM und keine intelligenten Formulare mit bedingter Logik – der Fokus liegt klar auf dem Signaturprozess selbst. Der Business-Plan kostet 35 €/Nutzer/Monat und ist damit deutlich teurer als viele Wettbewerber. Die Plattform hat ihre Stärken im nordischen Markt; im DACH-Raum ist Scrive weniger bekannt. Ein kostenloser Dauerzugang fehlt – es gibt lediglich eine 14-tägige Testversion. QES ist derzeit primär über nordische eIDs (z. B. BankID) verfügbar; für DACH-Nutzer ohne solche eIDs kann der QES-Zugang eingeschränkt sein.
Preise
- Essential: 21 €/Nutzer/Monat (jährlich)
- Business: 35 €/Nutzer/Monat (jährlich)
- Enterprise: auf Anfrage
Für eID-Authentifizierung und SMS-Verifizierung können zusätzliche Gebühren anfallen.
Stand: März 2026.
Geeignet für
Scrive empfiehlt sich für Unternehmen, die eine europäische Signaturlösung mit höchsten Compliance-Anforderungen suchen – insbesondere in regulierten Branchen wie Finanzdienstleistungen, Versicherungen oder dem öffentlichen Sektor. Wer einen QTSP-Partner mit EU-Hosting ohne CLOUD-Act-Risiko braucht, findet in Scrive eine solide Option.
Die Bewertungen auf Vergleichsportalen im Überblick:
- Capterra: 5,0 von 5 Sternen (aber nur 3 Bewertungen)
- G2: Positive Bewertungen, insbesondere für Benutzerfreundlichkeit und Support
8. PandaDoc – Dokumenten-Editor und elektronische Unterschrift für den Vertrieb
PandaDoc ist eine US-amerikanische Plattform für Dokumentenautomatisierung mit integrierter elektronischer Signatur. Der Fokus liegt klar auf Vertriebsteams.
Vorteile und Funktionen
Sie arbeiten mit einem Dokumenten-Editor, der Angebotsvorlagen und Drag-and-Drop-Felder mitbringt. Zahlungen wickeln Sie direkt über Stripe oder PayPal ab. Die CRM-Anbindung an Salesforce und HubSpot funktioniert zuverlässig. Mit dem Echtzeit-Tracking sehen Sie genau, wann Ihr Empfänger ein Dokument öffnet.
Schwächen
PandaDoc ist ein US-Anbieter und unterliegt dem CLOUD Act. QES und AES stehen Ihnen erst ab dem Business-Plan zur Verfügung – und nur bei jährlicher Abrechnung. EU-Data-Residency mit Serverstandort Frankfurt gibt es ausschließlich im Enterprise-Plan.
Preise
- Free: bis 5 Dokumente/Monat (nur bei monatlicher Abrechnung)
- Starter: ab 19 $/Nutzer/Monat (jährlich)
- Business: ab 49 $/Nutzer/Monat (jährlich), inkl. AES/QES
Stand: März 2026.
Geeignet für
PandaDoc empfiehlt sich für Vertriebsteams, die Angebote, Verträge und Zahlungen in einem Tool abwickeln möchten. Ab dem Business-Plan ist die Lösung auch für Unternehmen mit QES-Anforderungen eine gute Option.
Nutzer bewerten PandaDoc auf den großen Portalen wie folgt:
Paperless im Vergleich mit PandaDoc →
9. Dropbox Sign – Einfach digital unterschreiben
Dropbox Sign ist die E-Signatur-Lösung von Dropbox. Sie richtet sich an Freelancer und kleine Teams, die Dokumente schnell und unkompliziert elektronisch unterzeichnen möchten.
Vorteile und Funktionen
Die Oberfläche ist aufgeräumt und leicht zu bedienen. Die Vorlagen-Funktionen sind gut durchdacht. In Sachen Sicherheit erfüllt Dropbox Sign die Standards SOC 2 Type II und ISO 27001, ist DSGVO-konform und nutzt eine 256-Bit-AES-Verschlüsselung. Wenn Sie bereits Dropbox nutzen, fügt sich die Lösung nahtlos in Ihren Workflow ein. Mit Dropbox Forms stehen Ihnen außerdem interaktive Formulare mit bedingter Logik zur Verfügung. Die QES erhalten Sie über eine Partnerschaft mit IDnow – allerdings als kostenpflichtiges Add-on.
Schwächen
Dropbox Sign ist ein US-Anbieter und unterliegt dem CLOUD Act. Die QES buchen Sie nur als Add-on über den Vertrieb. EU-Data-Residency steht Ihnen erst ab dem Premium-Plan zur Verfügung. Einen eigenständigen Dokumenten-Editor suchen Sie vergebens.
Preise
- Essentials: ab ca. 13,33 €/Monat (1 Nutzer)
- Standard: ab ca. 24 €/Nutzer/Monat (2–5 Nutzer)
- Premium: auf Anfrage
Stand: März 2026.
Geeignet für
Dropbox Sign empfiehlt sich für Freelancer und kleine Teams, die eine einfache, übersichtliche Lösung zum digitalen Unterschreiben suchen – ohne viele Zusatzfunktionen.
Das sagen unabhängige Bewertungsportale:
10. SignNow – Günstige elektronische Signatur aus den USA
SignNow bietet Signaturanfragen im Bulk-Versand und In-Person-Signatur auf Tablets. Weltweit nutzen über 23 Millionen Menschen die Plattform.
Vorteile und Funktionen
Unter den US-Anbietern bietet SignNow den günstigsten Einstieg. Sie nutzen EES, FES und QES – alle eIDAS-konform. Mit dem Drag-and-Drop-Form-Builder erstellen Sie Formulare schnell und ohne technisches Vorwissen. Die Workflow-Automatisierung arbeitet mit bedingter Logik. Beim Serverstandort haben Sie die Wahl zwischen USA und EU. Die App steht Ihnen für iOS und Android zur Verfügung.
Schwächen
SignNow ist ein US-Anbieter und unterliegt dem CLOUD Act. Deutschsprachigen Support gibt es nicht. Einige erweiterte Features stehen Ihnen nur über das breitere airSlate-Ökosystem zur Verfügung.
Preise
- Business: ab ca. 8 €/Nutzer/Monat (jährlich)
- Business Premium: ab ca. 15 €/Nutzer/Monat
- Enterprise: auf Anfrage
Stand: März 2026.
Geeignet für
SignNow empfiehlt sich für Unternehmen mit hohem Signaturvolumen, die eine günstige Lösung mit breitem Feature-Set suchen und US-Hosting akzeptieren können.
Auf den gängigen Portalen wird SignNow so bewertet:
Welche digitale Signatur Software passt zu Ihrem Unternehmen?
Die richtige Auswahl hängt nicht nur von den Kosten ab. Drei Fragen helfen Ihnen bei der Entscheidung.
Frage 1: Was brauchen Sie neben der elektronischen Unterschrift?
Wenn Sie hauptsächlich Dokumente signieren möchten, reicht eine schlanke Lösung völlig aus. Skribble, Dropbox Sign oder SignNow sind gute Optionen dafür.
Wenn Sie Verträge erstellen, automatisieren und digital unterzeichnen möchten, brauchen Sie eine Plattformlösung. Paperless bietet Ihnen einen Dokumenten-Builder mit bedingter Logik, Drag-and-Drop-Workflows und CLM. PandaDoc konzentriert sich auf Vertriebsdokumente. d.velop setzt ein umfassendes DMS voraus. Scrive punktet bei besonders hohen Compliance-Anforderungen und regulierten Branchen.
Frage 2: Wie wichtig ist Ihnen Datenschutz?
Enthalten Ihre Verträge und Dokumente sensible Informationen – zum Beispiel HR-Daten, Finanzdaten oder Kundendaten – sollten Sie US-Anbieter sorgfältig prüfen. Hier ein schneller Überblick:
- Deutsche Server, kein CLOUD Act: Paperless, d.velop
- Schweizer Server, kein CLOUD Act: Skribble (optional auch Deutschland)
- EU-Server, EU-Unternehmen: Yousign (Frankreich), Scrive (Schweden, EU-Hosting über AWS EU oder schwedische Infrastruktur Cleura)
- US-Anbieter (CLOUD Act): DocuSign, Adobe Sign, PandaDoc, Dropbox Sign, SignNow
Frage 3: Wie skalieren die Kosten mit Ihrem Team?
Je größer Ihr Team wird, desto mehr lohnt sich ein genauer Blick auf das Preismodell. Bei 20 oder 50 Mitarbeitern kann der Unterschied zwischen pro-Nutzer- und transaktionsbasierter Abrechnung schnell mehrere Tausend Euro pro Jahr ausmachen.
Häufige Fragen zu digitaler Signatur Software
Ist eine elektronische Signatur rechtsgültig?
Ja. Die eIDAS-Verordnung (EU Nr. 910/2014) regelt die Rechtsgültigkeit elektronischer Signaturen in der gesamten EU. Für die meisten Geschäftsdokumente reicht eine einfache elektronische Signatur (EES) aus. Nur bei bestimmten Verträgen ist eine qualifizierte elektronische Signatur vorgeschrieben, etwa bei Mietverträgen über ein Jahr (§ 550 BGB).
Was ist der Unterschied zwischen EES, FES und QES?
Die einfache elektronische Signatur (EES) ist die Basis: ein Klick, eine getippte digitale Unterschrift. Die fortgeschrittene elektronische Signatur (FES) prüft zusätzlich die Identität des Unterzeichners. Die qualifizierte elektronische Signatur (QES) ist die höchste Signaturart und der handschriftlichen Unterschrift rechtlich gleichgestellt (eIDAS Art. 25 Abs. 2). Sie erfordert eine Identitätsprüfung durch einen zertifizierten Vertrauensdiensteanbieter.
Was ist der CLOUD Act und warum ist er relevant?
Der CLOUD Act erlaubt US-Behörden den Zugriff auf Daten von US-Unternehmen, unabhängig vom Serverstandort. Für DACH-Unternehmen mit sensiblen Verträgen, HR-Dokumenten oder Kundendaten ein potenzielles Datenschutz-Risiko. Direkt betroffen sind DocuSign, Adobe Sign, PandaDoc, Dropbox Sign und SignNow. Auch europäische Anbieter, die US-Infrastruktur wie AWS nutzen, sollten geprüft werden.
Brauche ich immer eine qualifizierte elektronische Signatur?
Nein. Für den Großteil aller Geschäftsdokumente reicht die einfache elektronische Signatur. Die QES ist nur dort vorgeschrieben, wo das Gesetz die Schriftform verlangt: Mietverträge über ein Jahr (§ 550 BGB) oder Bürgschaften (§ 766 BGB). Vorsicht: Bei Kündigungen von Arbeitsverhältnissen (§ 623 BGB) ist die elektronische Form ausdrücklich ausgeschlossen. Hier ist zwingend eine handschriftliche Unterschrift auf Papier nötig. Mehr dazu in unserem QES-Guide.
Was kostet digitale Signatur Software wirklich?
Der Einstiegspreis sagt wenig über die tatsächlichen Kosten aus. Bei 20 Mitarbeitern und 25 € pro Nutzer sind es bereits 500 €/Monat. Dazu kommen Aufpreise für QES, API-Integrationen oder erweiterte Funktionen. Ein transaktionsbasiertes Modell wie bei Paperless (149 €/Monat für unbegrenzt Nutzer) kann bei wachsenden Teams günstiger sein. Detaillierter Kostenvergleich →
Kann ich digitale Signatur Software mit meinem CRM verbinden?
Die meisten Anbieter bieten Integrationen per API, Zapier oder Make. Einige bieten native CRM-Integrationen: Paperless mit cobra CRM, SAP und Propstack. DocuSign bietet über 1.000 Integrationen. Prüfen Sie bei der Auswahl, ob Ihr konkretes HR-System, CRM oder DMS unterstützt wird.
Die Informationen in diesem Blogartikel sind allgemeiner Natur und ersetzen keine rechtliche Beratung.
