Digitaler Arbeitnehmerüberlassungsvertrag mit E-Signatur

Arbeitnehmerüberlassung – oft auch Zeitarbeit oder Leiharbeit genannt – ermöglicht Unternehmen, Personalengpässe flexibel zu überbrücken. Doch der dazugehörige Arbeitnehmerüberlassungsvertrag (ANÜV) bedeutet bisher häufig viel Papierkram, Verzögerungen und Aufwand. Gerade für Geschäftsführer und HR-Leiter in kleinen und mittleren Unternehmen ist das ein Ärgernis. Die gute Nachricht: Mit digitalen Arbeitnehmerüberlassungsverträgen und elektronischer Signatur lassen sich diese Hürden abbauen. Der gesamte Prozess wird schneller, kostengünstiger und bleibt dennoch 100 % rechtskonform – vom Vertragsinhalt bis zur Unterschrift. Im folgenden Artikel erfahren Sie, was dabei zu beachten ist und wie moderne eSignatur Lösungen wie Paperless Sie dabei unterstützten können.

Was ist ein Arbeitnehmerüberlassungsvertrag?

Ein Arbeitnehmerüberlassungsvertrag (ANÜV) ist ein Vertrag zwischen einem Personaldienstleister (Verleiher) und einem Kundenunternehmen (Entleiher). Er wird geschlossen, wenn eine Zeitarbeitskraft für einen begrenzten Zeitraum an das Kundenunternehmen „verliehen“ wird. In diesem Vertrag werden alle wichtigen Bedingungen der Überlassung festgehalten – von der Tätigkeit und Qualifikation der Leiharbeitnehmenden über Einsatzdauer, Arbeitszeit und Einsatzort bis hin zu Vergütung, Weisungsbefugnissen und Arbeitssicherheit. Auch der Nachweis einer gültigen Überlassungserlaubnis (Lizenz) des Verleihers ist typischerweise Bestandteil. Dieser Vertragstyp sowie die Rechte und Pflichten von Verleiher und Entleiher sind im Arbeitnehmerüberlassungsgesetz (AÜG) geregelt.

Traditionell mussten Arbeitnehmerüberlassungsverträge schriftlich geschlossen werden, d.h. auf Papier mit händischer Unterschrift. Heute jedoch, im digitalen Zeitalter, kann man einen solchen Arbeitnehmerüberlassungsvertrag online abschließen – bequem und rechtssicher per elektronischer Signatur. Wie genau das funktioniert und welche rechtlichen Vorgaben gelten, erläutern wir im Folgenden.

Arbeitnehmerüberlassungsvertrag elektronisch unterschreiben: Rechtliche Rahmenbedingungen

Darf man einen Arbeitnehmerüberlassungsvertrag digital unterschreiben? – Ja! Seit einer Gesetzesänderung (Bürokratieentlastungsgesetz IV) gilt für den Vertrag zwischen Verleiher und Entleiher Textform (§ 12 Abs. 1 AÜG). Das bedeutet, der Vertrag kann rechtswirksam elektronisch abgeschlossen werden, z.B. via E-Mail oder moderner E-Signatur, ohne dass ein Papierdokument mit Originalunterschrift ausgetauscht werden muss. Ein Arbeitnehmerüberlassungsvertrag mit digitaler Signatur ist damit genauso gültig wie ein traditionell unterschriebenes Schriftstück.

Allerdings gibt es verschiedene Stufen der elektronischen Signatur. Ist vom Gesetz Schriftform vorgeschrieben, lässt sich diese durch die elektronische Form ersetzen, wofür eine qualifizierte elektronische Signatur (QES) nach § 126a BGB notwendig ist. Die QES ist die höchste Signaturstufe gemäß der EU-eIDAS-Verordnung und erfordert eine verifizierte Identität des Unterzeichners. Sie ist rechtlich einem handschriftlichen Signaturgleichgestellt und erfüllt damit das sogenannte Schriftformerfordernis vollständig. Dokumente mit besonderen gesetzlichen Auflagen und hohem Haftungsrisiko – wie Arbeitnehmerüberlassungsverträge – werden daher meist mit QES unterzeichnet.

Dank der neuen Rechtslage (Textform) reicht für die elektronische Signatur eines ANÜV zwar prinzipiell auch eine einfache oder fortgeschrittene Signatur aus. In der Praxis setzen Unternehmen aber meist auf die QES, um auf Nummer sicher zu gehen und maximale Beweiskraft zu erzielen. Zusammengefasst: Ein ANÜV kann heute einfach und rechtssicher digital unterschrieben werden – entweder mit der qualifizierten E-Signatur (empfohlen für höchste Sicherheit) oder, sofern passend, auch mit einer einfacheren elektronischen Signatur. In jedem Fall bleibt der Vertrag dabei 100 % rechtsgültig und DSGVO-/eIDAS-konform.

Vorteile der digitalen Signatur in der Arbeitnehmerüberlassung

Die E-Signatur in der Arbeitnehmerüberlassung bietet Unternehmen und Personalabteilungen erhebliche Mehrwerte. Im Vergleich zur Papiermethode sparen Sie nicht nur Zeit und Kosten, sondern erhöhen auch die Rechtssicherheit. Hier die wichtigsten Vorteile auf einen Blick:

• Zeitersparnis: Verträge können sofort digital unterschrieben werden, ohne Postlaufzeiten oder persönliche Treffen. Projektstarts beschleunigen sich deutlich. Ein digital versandter Vertrag kommt in der Regel innerhalb von 30 Minuten unterschrieben zurück – statt erst nach Tagen oder Wochen.
• Kostenreduktion: Weniger Papierverbrauch, Druck und Versand bedeuten geringere Kosten. Auch der Verwaltungsaufwand für Ablage und Archivierung sinkt. Kurier- und Portogebühren entfallen komplett.
• Höhere Effizienz: Digitale Workflows beschleunigen den Prozess und vermeiden Medienbrüche. Verträge lassen sich mit wenigen Klicks an alle Beteiligten senden und der Status kann jederzeit nachverfolgt werden. Automatische Erinnerungen stellen sicher, dass niemand die Frist versäumt.
• Rechtssicherheit & Compliance: Qualifizierte E-Signaturen bieten ein Höchstmaß an Integrität und fälschungssicherer Identifizierung. Jede Signatur wird mit Zeitstempel und Prüfzertifikat dokumentiert. Die Einhaltung relevanter Vorschriften (AÜG, DSGVO, eIDAS) wird erleichtert, da Pflichtangaben nicht vergessen werden und jede Änderung am Dokument nachvollziehbar ist. Das minimiert das Risiko unwirksamer Verträge oder Compliance-Verstöße.
• Ortsunabhängigkeit: Unterschriften können orts- und zeitunabhängig geleistet werden – im Büro, Homeoffice oder unterwegs auf Smartphone und Tablet. Kein Warten mehr auf persönliche Termine oder Postzustellung. Das erleichtert die Zusammenarbeit mit externen Partnern und beschleunigt Entscheidungen erheblich.

Diese Vorteile – von Effizienz über Sicherheit bis hin zu Kosteneinsparungen – sind der Grund, warum das digitale Unterschreiben von Arbeitnehmerüberlassungsverträgen sich zunehmend als neuer Standard etabliert. Unternehmen sparen Zeit und Geld und profitieren von einer schnellen, unkomplizierten Abwicklung, während gleichzeitig hohe Sicherheitsstandards gewahrt bleiben.

Arbeitnehmerüberlassungsvertrag online abschließen – so funktioniert es

Wie läuft der Signaturprozess in der Praxis ab? Moderne E-Signatur-Software macht die digitale Unterzeichnung denkbar einfach. Im Folgenden ein typischer Ablauf, wenn Sie einen Arbeitnehmerüberlassungsvertrag online abschließen:

1. Dokument hochladen: Laden Sie den fertig erstellten Arbeitnehmerüberlassungsvertrag als PDF in die E-Signatur-Plattform (z.B. eine cloud-basierte SaaS-Lösung wie Paperless) hoch.
2. Unterzeichner hinzufügen: Legen Sie die beteiligten Vertragspartner fest – also z.B. den Vertreter des Verleihers und des Entleihers – und laden Sie diese per E-Mail zur elektronischen Unterschrift ein.
3. Signaturlevel festlegen: Wählen Sie das benötigte Sicherheitsniveau der Signatur. Je nach Bedarf können Sie eine einfache, fortgeschrittene oder qualifizierte elektronische Signatur (EES, FES oder QES) für den Vertrag vorgeben. Beispielsweise reicht intern vielleicht eine FES, während für den rechtsgültigen Vertragsabschluss eine QES genutzt wird.
4. Felder und Einstellungen anpassen: Platzieren Sie bei Bedarf Signaturfelder oder Textfelder im Dokument, damit alle nötigen Stellen ausgefüllt werden. Außerdem können Sie Einstellungen vornehmen – etwa eine Reihenfolge der Unterschriften festlegen oder automatische Erinnerungen aktivieren, falls die Unterzeichnung noch aussteht.
5. Digital unterschreiben lassen: Starten Sie den Signaturumlauf. Die eingeladenen Personen können den Vertrag nun mit wenigen Klicks elektronisch unterschreiben – jederzeit und von überall aus. Der aktuelle Status (wer bereits unterzeichnet hat) ist in Echtzeit einsehbar.
6. Abschluss und Archivierung: Sobald alle Parteien digital unterschrieben haben, erhalten alle Beteiligten automatisch eine Kopie des finalen Vertrags. Das Dokument kann nun elektronisch archiviert werden. Es ist manipulationssicher gespeichert und kann bei Bedarf jederzeit wieder abgerufen oder vorgezeigt werden.

Mit einer guten E-Signatur-Software lassen sich diese Schritte in wenigen Minuten durchlaufen – komplett digital und selbstverständlich rechtssicher. Oft sind zusätzliche Features integriert, etwa die Identitätsprüfung für QES oder Schnittstellen zum HR-System, was den Prozess noch weiter optimiert. Insgesamt zeigt dieses Praxisbeispiel, wie unkompliziert ein ehemals langwieriger Prozess heute ablaufen kann.

Paperless – die SaaS-Lösung für digitale Arbeitnehmerüberlassungsverträge

Die Wahl der richtigen E-Signatur-Plattform ist entscheidend, um alle Vorteile optimal zu nutzen. Paperless ist eine cloud-basierte SaaS-Lösung Made in Germany, die sich auf rechtssichere elektronische Signaturen spezialisiert hat. Insbesondere wenn Sie Ihren Arbeitnehmerüberlassungsvertrag digital abschließen möchten, bietet Paperless Ihnen mehrere überzeugende Vorteile:

• Unterstützung aller eIDAS-Signaturlevel (EES, FES, QES): Paperless ermöglicht je nach Bedarf einfache, fortgeschrittene und qualifizierte elektronische Signaturen. Für jeden Vertrag kann das passende Sicherheitsniveau gewählt werden – von der schnellen internen Freigabe bis zum formal gültigen Vertragsabschluss mit QES.
• Eigenes, dynamisches Vertragsformat statt statischer PDFs:Paperless hat ein eigenes Vertragsformat entwickelt, mit dem Arbeitnehmerüberlassungsverträge direkt auf der Plattform erstellt, personalisiert und dynamisch angepasst werden können. Damit entfällt die umständliche Erstellung und Aktualisierung statischer PDF-Dateien, und Verträge lassen sich flexibel an geänderte Anforderungen anpassen.
• Made & hosted in Deutschland: Die Software wird in Deutschland entwickelt und betrieben. Ihre Daten liegen auf deutschen Servern, was Latenzen minimiert und hohe Datenschutzstandards garantiert. Gleichzeitig profitieren Sie von deutschsprachigem Support, der die hiesigen rechtlichen Anforderungen genau kennt.
• 100 % DSGVO- und eIDAS-konform: Paperless erfüllt sämtliche Vorgaben der europäischen Datenschutz-Grundverordnung sowie der eIDAS-Verordnung. Sie können sicher sein, dass jeder digitale Vertrag rechtsgültig unterzeichnet wird und alle personenbezogenen Daten datenschutzkonform verarbeitet werden.
• Datensouveränität in Deutschland: Ihre Dokumente verbleiben in deutschen Rechenzentren – es findet keine Speicherung oder Verarbeitung im Ausland statt. Das gewährleistet höchste Compliance und Sicherheit für sensible HR-Daten, da z.B. kein Zugriff nach US-Recht (Cloud Act etc.) möglich ist. Dies ist ein wichtiger Pluspunkt für alle Unternehmen, die Wert auf Datenhoheit legen.

Mit Paperless setzen Sie auf eine Lösung, die Benutzerfreundlichkeit und höchste Sicherheitsstandards vereint. Die Software wurde speziell für den europäischen Markt entwickelt und legt großen Wert auf Datenschutz und Sicherheit – ideal für Personalprozesse wie die Arbeitnehmerüberlassung, bei denen Vertraulichkeit und Rechtskonformität oberste Priorität haben.

Fazit: Der digitale Weg wird zum neuen Standard

Ein digital unterzeichneter Arbeitnehmerüberlassungsvertrag bietet enorme Vorteile gegenüber dem klassischen Papierprozess. Unternehmen sparen Zeit, reduzieren Kosten und erhöhen die Effizienz ihrer Abläufe, ohne auf Sicherheit oder Rechtsgültigkeit verzichten zu müssen. Die elektronische Signatur – insbesondere auf QES-Niveau – ist rechtlich anerkannt und längst zu einer zuverlässigen Alternative zur handschriftlichen Unterschrift geworden. Angesichts fortschreitender Digitalisierung ist es nur konsequent, jetzt auf diese moderne Lösung zu setzen.

Möchten auch Sie von den Vorteilen profitieren? Paperless unterstützt Sie dabei, Arbeitnehmerüberlassungsverträge digital und rechtskonform abzuwickeln. Buchen Sie jetzt eine Demo oder starten Sie eine kostenlose Testphase, um den digitalen Unterschriftenprozess in der Praxis zu erleben – und machen Sie Ihren Vertragsprozess zukunftssicher und effizient!

Häufig gestellte Fragen zum digitalen Arbeitnehmerüberlassungsvertrag mit E-Signatur

Was ist ein digitaler Arbeitnehmerüberlassungsvertrag?

Ein digitaler Arbeitnehmerüberlassungsvertrag ist ein Überlassungsvertrag zwischen Verleiher und Entleiher, der vollständig elektronisch erstellt und abgeschlossen wird. Anstelle eines Papierdokuments mit handschriftlicher Unterschrift nutzt man eine digitale Signatur (elektronische Unterschrift). Inhaltlich entspricht der Vertrag dem klassischen Arbeitnehmerüberlassungsvertrag – geregelt durch das Arbeitnehmerüberlassungsgesetz (AÜG) – nur dass alle Schritte von der Erstellung bis zur Unterzeichnung online erfolgen. Dieses digitale Verfahren ermöglicht eine schnellere, papierlose Abwicklung bei gleichzeitiger Einhaltung aller rechtlichen Anforderungen.

Kann man einen Arbeitnehmerüberlassungsvertrag online abschließen?

Ja, ein Arbeitnehmerüberlassungsvertrag kann heute vollständig online abgeschlossen werden. Beide Parteien können den Vertrag digital austauschen und elektronisch unterschreiben, ohne dass ein Ausdruck oder persönliches Treffen nötig ist. Möglich wird dies durch E-Signatur-Plattformen, die rechtssichere elektronische Unterschriften ermöglichen. Wichtig ist, dass der Vertrag den gesetzlichen Formvorschriften entspricht – seit 2025 genügt für AÜ-Verträge die Textform, sodass eine digitale Übermittlung (z. B. per E-Mail oder über eine Signatursoftware) rechtlich anerkannt ist. Somit lässt sich der Arbeitnehmerüberlassungsvertrag bequem und zeitsparend online abschließen.

Kann man einen Arbeitnehmerüberlassungsvertrag elektronisch unterschreiben?

Ja, Sie können einen Arbeitnehmerüberlassungsvertrag elektronisch unterschreiben, und diese digitale Signatur ist bei korrekter Ausführung rechtsgültig. Voraussetzung ist, dass die gewählte E-Signatur dem gesetzlichen Standard entspricht. Früher verlangte § 12 AÜG die Schriftform, die nur durch eine qualifizierte elektronische Signatur (QES) ersetzt werden konnte. Durch neue Regelungen (Bürokratieentlastungsgesetz IV) genügt ab 2025 allerdings die Textform, sodass auch einfache oder fortgeschrittene elektronische Signaturen zulässig sind. Entscheidend ist, dass die Identität der Unterzeichner eindeutig nachweisbar ist und der Vertrag vor Einsatz des Leiharbeitnehmers signiert wird. Unter diesen Bedingungen ist ein elektronisch unterschriebener AÜV genauso rechtsverbindlich wie ein Papiervertrag.

Welche Art der E-Signatur ist bei Arbeitnehmerüberlassungsverträgen erforderlich?

Für die rechtssichere Signatur eines AÜ-Vertrags wird in der Praxis eine qualifizierte elektronische Signatur (QES) empfohlen, da sie der handschriftlichen Unterschrift rechtlich gleichgestellt ist. Eine QES erfordert ein persönliches Zertifikat und eine Identitätsprüfung, was maximale Beweiskraft bietet. Seit der Umstellung auf Textform (ab 2025) ist zwar keine QES mehr zwingend vorgeschrieben – auch fortgeschrittene elektronische Signaturen oder sogar einfache Signaturen können den gesetzlichen Formanforderungen genügen. Dennoch nutzen viele Unternehmen weiterhin mindestens fortgeschrittene oder QES-Signaturen, um höchste Rechtssicherheit zu gewährleisten. Kurz gesagt: Erforderlich ist mindestens eine elektronische Signatur nach eIDAS-Standard, wobei die QES das höchste Sicherheitsniveau bietet.

Welche Vorteile bietet ein digitaler Arbeitnehmerüberlassungsvertrag?

Ein digitaler Arbeitnehmerüberlassungsvertrag bietet zahlreiche Vorteile gegenüber dem klassischen Papierverfahren:

• Zeitersparnis: Verträge können in Minuten statt Tagen abgeschlossen werden, da Versand und Treffen entfallen.
• Kosteneinsparungen: Weniger Druck-, Versand- und Verwaltungskosten durch Wegfall von Papier und Porto.
• Effizienz & Flexibilität: Prozesse laufen automatisiert und ortsunabhängig ab – ideal bei kurzfristigem Personalbedarf.
• Rechtssicherheit: Durch zertifizierte E-Signaturen ist die digitale Unterzeichnung rechtsgültig und nachvollziehbar.
• Sicherheit: Digitale Signaturen sind fälschungssicher und Dokumente lassen sich mit Zeitstempeln vor Manipulation schützen.
• Umweltfreundlichkeit: Papierloses Arbeiten schont Ressourcen und unterstützt nachhaltige Geschäftsprozesse.

Wie funktioniert die digitale Signatur eines Arbeitnehmerüberlassungsvertrags?

Der Ablauf, um einen Arbeitnehmerüberlassungsvertrag digital zu signieren, erfolgt in wenigen Schritten:

1. Vertrag aufsetzen: Den AÜ-Vertrag wie gewohnt erstellen (z. B. als PDF).
2. Signaturprozess starten: Das Dokument in eine E-Signatur-Plattform hochladen.
3. Unterzeichner einladen: Beide Vertragsparteien erhalten per E-Mail einen Link zur elektronischen Unterzeichnung.
4. Signatur durchführen: Die Unterzeichner bestätigen ihre Identität (bei fortgeschrittener/qualifizierter Signatur ggf. per Ausweiskontrolle) und unterschreiben digital, etwa durch Klick oder handschriftliche Zeichnung am Gerät.
5. Abschluss & Archivierung: Das System versieht den Vertrag mit Zeitstempel und Zertifikat. Alle Parteien erhalten eine finale Kopie, und der digital signierte Vertrag wird sicher elektronisch archiviert.

Was muss man bei der digitalen Unterzeichnung eines Arbeitnehmerüberlassungsvertrags beachten?

Bei der elektronischen Unterzeichnung eines AÜ-Vertrags sollten Sie auf Folgendes achten:

• Rechtzeitige Signatur: Der Vertrag muss vor Einsatzbeginn des Leiharbeitnehmers von beiden Parteien unterzeichnet sein, um den gesetzlichen Vorgaben zu entsprechen.
• Geeignete Signaturart: Nutzen Sie eine der Vertrauensstufen der elektronischen Signatur (einfach, fortgeschritten oder qualifiziert), passend zur aktuellen Rechtslage. Im Zweifel bietet die qualifizierte Signatur extra Sicherheit.
• Zuverlässige Plattform: Wählen Sie einen zertifizierten E-Signatur-Anbieter (z. B. eine SaaS-Lösung wie Paperless), der eIDAS-konforme Signaturen, Audit-Trails und sichere Datenspeicherung gewährleistet.
• Datenschutz: Achten Sie darauf, dass die Lösung DSGVO-konform ist und Daten verschlüsselt überträgt sowie in der EU speichert.
• Dokumentenablage: Speichern Sie den digital unterzeichneten Vertrag auf einem dauerhaften, sicheren Medium (elektronisches Archiv), damit er im Prüfungsfall unverändert vorliegt.

Welche Software-Lösungen gibt es für digitale Arbeitnehmerüberlassungsverträge?

Es stehen verschiedene Software-Lösungen zur Verfügung, um Arbeitnehmerüberlassungsverträge digital abzuschließen. Typischerweise handelt es sich um E-Signatur-Plattformen als Software-as-a-Service, die den gesamten Signaturprozess abbilden. Eine solche Lösung sollte alle erforderlichen Signaturstufen (einfache, fortgeschrittene und qualifizierte Signatur) unterstützen und hohe Sicherheitsstandards bieten. Paperless ist ein Beispiel für eine spezialisierte SaaS-Plattform, die rechtssichere digitale Signaturen ermöglicht. Mit Paperless lassen sich AÜ-Verträge online unterschreiben – inklusive Identitätsprüfung der Unterzeichner – und automatisch mit Zeitstempel und Zertifikat archivieren. Solche Tools erhöhen die Effizienz und reduzieren Fehler, indem sie den Ablauf standardisieren und überwachen.

Wie sicher ist die elektronische Signatur bei Arbeitnehmerüberlassungsverträgen?

Die elektronische Signatur gilt als sehr sicher, sofern ein seriöser, zertifizierter Dienstleister genutzt wird. Qualifizierte elektronische Signaturen bieten das höchste Sicherheitsniveau: Sie basieren auf Verschlüsselung und einem persönlichen Zertifikat, wodurch eine nachträgliche Manipulation praktisch ausgeschlossen ist. Zudem sorgt ein fälschungssicherer Zeitstempel dafür, dass der genaue Zeitpunkt der Unterzeichnung dokumentiert ist. Moderne E-Signatur-Lösungen schützen die Daten durch SSL/TLS-Verschlüsselung und erfüllen strenge Datenschutzrichtlinien. Insgesamt ist die digitale Signatur bei AÜ-Verträgen mindestens so sicher wie eine Unterschrift auf Papier, da Identität und Integrität des Dokuments technisch gewährleistet und nachvollziehbar protokolliert werden.

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Abschließend möchten wir darauf hinweisen, dass die Informationen in diesem Blogartikel allgemeiner Natur sind und keine rechtliche Beratung ersetzen. Bei konkreten Fragen empfehlen wir, einen Rechtsanwalt oder Experten zu Rate zu ziehen.