Über die Stadt Aichtal

Aichtal ist eine Stadt im Landkreis Esslingen in Baden-Württemberg, rund 18 Kilometer südlich von Stuttgart gelegen. Die 1975 aus den drei Gemeinden Aich, Grötzingen und Neuenhaus entstandene Kommune zählt rund 10.000 Einwohner und gehört zur Metropolregion Stuttgart – einer der wirtschaftsstärksten Regionen Europas.

Die Stadtverwaltung verfolgt konsequent das Ziel, Verwaltungsprozesse zu modernisieren und Bürgerinnen und Bürgern einen zeitgemäßen, digitalen Service zu bieten. Beatrice Hoehne ist als Digitalisierungsbeauftragte und Projektmanagerin dafür zuständig, Prozesse umzugestalten und das Erlebnis für Bürger und Mitarbeiter gleichermaßen zu verbessern.

Herausforderung

Wie viele Kommunen in Deutschland stand auch die Stadt Aichtal vor der Aufgabe, zahlreiche Bürgerdienste zu digitalisieren: Anmeldungen für die Schulkindbetreuung, Anträge für Büchereiausweise, Bewerbungen um Gewerbegrundstücke, interne Mitarbeiterabfragen und Sozialpass-Anträge – all diese Prozesse liefen bislang papierbasiert ab.

Bürgerinnen und Bürger mussten Formulare ausdrucken oder als PDF herunterladen, ausfüllen, unterschreiben und per Post oder persönlich einreichen. Teilweise kamen beschreibbare PDFs zum Einsatz, doch auch diese erforderten den Umweg über Drucken und Scannen.

„Papierantrag, entweder ausgedruckt oder PDF – teilweise beschreibbar. Drucken, Scannen, eventuell über einen Marktbegleiter."

– Beatrice Hoehne, Digitalisierungsbeauftragte

Das Ergebnis: unnötig lange Bearbeitungszeiten, Medienbrüche zwischen analogen und digitalen Kanälen sowie ein Verwaltungserlebnis, das weder den Ansprüchen der Bürger noch den Zielen der Digitalisierungsstrategie gerecht wurde.

Die Lösung: Paperless

Bei der Suche nach einer geeigneten Lösung verglich die Stadt Aichtal verschiedene Anbieter. Die Entscheidung fiel auf Paperless – aus überzeugenden Gründen:

• Modernes Design für eine zeitgemäße Bürgererfahrung – auch auf mobilen Endgeräten
• Leichte und schnelle Formularerstellung, die auch ohne tiefes technisches Know-how möglich ist
• Integrierte digitale Signatur für rechtssichere Unterschriften direkt im Prozess
• Klarer Mehrwert gegenüber Marktbegleitern – Kombination aus Formular, Signatur und Workflow in einer Lösung

Anwendungsfälle

Die Stadt Aichtal setzt Paperless für eine wachsende Zahl von Bürgerdiensten ein:

• Anmeldung Schulkindbetreuung
• Anmeldung für Büchereiausweise
• Bewerbung um Gewerbegrundstücke
• Interne Mitarbeiterabfragen (z.B. Sonderzahlung nach TVöD)
• Sozialpass der Stadt Aichtal (Antrag auf Erhalt & Zuschuss)
• Geplant: Erteilung verkehrsrechtlicher Anordnungen

Ergebnisse

Durch den Einsatz von Paperless konnte die Stadt Aichtal mehrere Bürgerdienste vollständig digitalisieren:

• Durchgängig digitale Antragsprozesse: Vom Ausfüllen über die Unterschrift bis zur Einreichung – alles läuft papierlos über eine zentrale Plattform.
• Besseres Bürgererlebnis: Moderne, intuitive Formulare, die auf jedem Endgerät funktionieren.
• Schnellere Bearbeitungszeiten: Anträge werden digital eingereicht und können sofort weiterbearbeitet werden.
• Entlastung der Verwaltung: Weniger manuelle Arbeit durch automatisierte Formularprozesse und integrierte Signaturen.
• Skalierbar für weitere Dienste: Neue Anwendungsfälle wie verkehrsrechtliche Anordnungen sind bereits in Planung.

Empfehlung

„Paperless verbindet modernes Design, leichte und schnelle Formularerstellung mit digitaler Signatur – das macht Paperless im Vergleich zu anderen Produkten zu einem echten Mehrwert! Jederzeit weiterzuempfehlen."

– Beatrice Hoehne, Digitalisierungsbeauftragte & Projektmanagerin, Stadt Aichtal