Über IT Fabrik Systemhaus

Die IT Fabrik Systemhaus GmbH & Co.KG ist ein dynamisches IT-Systemhaus mit Sitz in Bitburg in der Eifel. Gegründet im Jahr 2012 von Sven Lübken, hat sich das Unternehmen auf die ganzheitliche IT-Betreuung kleiner und mittelständischer Unternehmen spezialisiert. Das Leistungsspektrum reicht von Netzwerkbetreuung und Cloud-Computing über Telekommunikationslösungen bis hin zu IT-Security und Digitalisierungsberatung.

Mit mittlerweile über 25 Mitarbeitenden an den Standorten Bitburg und Trier betreut die IT Fabrik Geschäftskunden aus ganz Deutschland und Luxemburg. Als Microsoft Gold Partner und STARFACE Excellence+ Partner setzt das Team auf innovative, cloudbasierte Lösungen – und lebt den Anspruch, Betriebe konsequent in die digitale Zukunft zu führen.

Herausforderung

Als IT-Dienstleister schließt die IT Fabrik täglich eine Vielzahl vertraglicher Vereinbarungen mit Kunden und Partnern ab: Partnerschaftsverträge, SEPA-Lastschriftmandate, ADV-Dokumente, Gelangensnachweise für Lieferungen ins EU-Ausland, Datensicherungskonzepte, Abnahmeprotokolle bei Projekten, Serviceverträge und weitere weitreichende Vereinbarungen. Hinzu kommen interne Freigaben, bei denen Dokumente von verschiedenen Stellen unterzeichnet werden müssen.

Der bisherige Prozess war typisch für viele Unternehmen: Verträge wurden als PDF per E-Mail an Kunden versendet. Diese druckten das Dokument aus, unterschrieben es per Hand und schickten es eingescannt oder per Post zurück. Nur wenige Kunden waren mit der Signaturfunktion von Adobe Acrobat vertraut.

„PDF-Versand an Kunden, der hat das dann meistens ausgedruckt und unterschrieben zurückgeschickt, wenn er nicht wusste, wie er die Acrobat-eigene Funktion nutzt.“

– Felix Zehren, Vertriebsinnendienstleiter

Das Ergebnis: zeitaufwändige Durchlaufzeiten, Medienbrüche zwischen Druck und Scan, fehlende Transparenz im Team und kein einheitlicher Prozess für die Erstellung und Nachverfolgung von Vertragsdokumenten.

Die Lösung: Paperless

Bei der Suche nach einer geeigneten Lösung evaluierte die IT Fabrik verschiedene Anbieter am Markt. Die Entscheidung fiel auf Paperless – und das aus mehreren Gründen:

• Umfängliche Funktionen zur einheitlichen Erstellung von Vertragsdokumenten und Abbildung kompletter Workflows
• Leistungsstarke API für nahtlose Integration in bestehende Systeme
• Intelligente Erinnerungsfunktionen, die dafür sorgen, dass kein Vertrag liegen bleibt
• Kontinuierliche Innovation mit ständig neuen Funktionen und einer spürbaren Innovationskraft
• Made in Germany – Hosting und Entwicklung in Deutschland, DSGVO-konform

Anwendungsfälle

Heute wickelt die IT Fabrik sämtliche vertragsrelevanten Dokumente über Paperless ab – vom Erstkontakt bis zur finalen Unterschrift:

• Partnerschaftsverträge
• SEPA-Lastschriftmandate
• ADV-Dokumente
• Gelangensnachweise (EU-Ausland)
• Datensicherungskonzepte
• Abnahmeprotokolle bei Projekten
• Serviceverträge
• Weitreichende Kundenvereinbarungen
• Interne Freigabeprozesse

Ergebnisse

Durch den Einsatz von Paperless konnte die IT Fabrik ihren gesamten Vertragsprozess digitalisieren und signifikant beschleunigen:

• Vollständig digitaler Vertragsprozess: Kein Drucken, Scannen oder Postversand mehr – alles läuft digital über eine zentrale Plattform.
• Einheitliche Dokumentenerstellung: Verträge werden konsistent und professionell erstellt – unabhängig davon, welcher Mitarbeiter den Vorgang bearbeitet.
• Volle Transparenz im Team: Alle Beteiligten haben jederzeit Einblick in den Status laufender Vorgänge.
• Kürzere Durchlaufzeiten: Verträge werden innerhalb von Minuten statt Tagen unterzeichnet.
• Rechtssicher & DSGVO-konform: Alle Signaturen entsprechen europäischen Standards, gehostet in Deutschland.

Empfehlung

„Kein Tool ist so intuitiv und so funktionsumfänglich wie Paperless. Ich würde es jedem empfehlen, der in seinem operativen Tagesgeschäft viele Vereinbarungen mit anderen Parteien in Vertragsform abschließen muss – vor allem wenn mehrere Mitarbeiter in einem Prozess damit betraut sind und Vorgänge transparent sein müssen.“

– Felix Zehren, Vertriebsinnendienstleiter, IT Fabrik Systemhaus GmbH & Co.KG