Von der Unterschriftenmappe zur digitalen Signatur: Wie die Messe Düsseldorf ihre Verträge digitalisiert

Über die Messe Düsseldorf

Die Messe Düsseldorf gehört zu den international führenden Messegesellschaften. Am Standort Düsseldorf werden jährlich rund 40 Veranstaltungen organisiert, darunter etwa 20 Weltleitmessen in Bereichen wie Maschinen- und Anlagenbau, Medizin und Gesundheit, Lifestyle & Beauty, Freizeit sowie Handel und Handwerk.
Mit rund 736 Mitarbeitenden und einem hochmodernen Messegelände zählt sie zu den wichtigsten Plattformen für internationale Branchen und Märkte.

Ausgangssituation: Unterschriftenmappe statt digitalem Prozess

Im indirekten Einkauf der Messe Düsseldorf laufen zahlreiche Verträge über den Tisch – von Werk- und Rahmenverträgen bis hin zu Vertragsverlängerungen. Vor der Einführung von Paperless sah der Alltag so aus, wie ihn viele Organisationen kennen:

• Unterschriftenmappe quer durchs Hochhaus
• Warten, bis unterschriftsberechtigte Personen im Büro sind
• Ablage im Vorzimmer, wenn jemand nicht anwesend ist
• Prozesse, die sich „alles etwas hingezogen“ haben

Parallel stand ein großes Infrastrukturprojekt an: Die Bürokomplexe sollten erneuert werden, verbunden mit einem Umzug in Bürocontainer. Klar war: In dieser Phase würde nicht mehr jeder dauerhaft vor Ort sein. Analoge Unterschriftenprozesse wären dann noch unpraktischer – und ein echter Produktivitätskiller.

Zielsetzung: Zeitgemäße Digitalisierung & Unabhängigkeit

Für Alexander Dohrn und sein Team gab es zwei zentrale Ziele:

1. Prozessdigitalisierung:
   Die Vertragsfreigabe sollte zeitgemäß, digital und effizient werden – ohne Papier, Wegezeiten und Medienbrüche.
2. Standortunabhängigkeit & Zukunftssicherheit:
   Während des Umbaus musste der Unterschriftenprozess auch dann reibungslos funktionieren, wenn Mitarbeitende nicht im Büro sind. Gleichzeitig spielte die geopolitische Situation eine Rolle:
   • stärkere Unabhängigkeit von nicht-europäischen Anbietern,
   • klare Fokussierung auf Datenschutz und DSGVO,
   • Wunsch nach einer Lösung „Made in Germany“.

Der Auswahlprozess: Bewertungsmatrix statt Bauchgefühl

Als erfahrener Einkäufer hat Alexander Dohrn den Markt sorgfältig geprüft. Von Januar bis Mai wurden:

• Platzhirsche und weniger bekannte Anbieter verglichen
• eine Bewertungsmatrix mit Must-have, Should-have, Could-have erstellt

ein besonderer Fokus auf:

• Datenschutz & DSGVO
• Datensouveränität (Hosting & Entwicklung in Deutschland/Europa)
• Flexibles Lizenzmodell und skalierbare Userzahl

Wichtig war auch, nicht direkt mit einem überdimensionierten Setup zu starten. Die Messe Düsseldorf suchte eine Lösung, die:

• schlank einführbar ist,
• mit den Anforderungen wachsen kann,
• und nicht „über Kopf wächst“, falls Nutzerzahlen und Anwendungsfälle im Laufe des Projekts zunehmen.

Die Lösung: Paperless als digitale Signaturplattform „Made in Germany“

Mit Paperless fand die Messe Düsseldorf genau das, was sie suchte:

• Digitale Signatur für alle Vertragsarten
  Paperless wird derzeit für unterschiedliche Vertragstypen eingesetzt – von Werkverträgen über Rahmenverträge bis zu Vertragsverlängerungen.
• DSGVO-konforme, deutsche Lösung
  Paperless ist in Deutschland entwickelt, in Deutschland gehostet und vollständig Inhouse betrieben – ein starkes Argument für Organisationen mit hohen Anforderungen an Datenschutz und Compliance.
• Funktionsumfang auf Augenhöhe mit den Marktführern
  Laut Alexander kann Paperless „alles, was die große Konkurrenz oder der Platzhirsch kann – und noch einige Dinge mehr oder anders.“
• Schlanker Start, klare Wachstumsperspektive
  Die Lösung ließ sich im ersten Schritt fokussiert im Einkauf einführen, mit der Option, weitere Use Cases im Unternehmen nach und nach anzubinden.

Ergebnisse: Mehr Tempo, weniger Laufwege, höhere Sicherheit

Durch Paperless wurden die klassischen analogen Unterschriftenprozesse durch einen schnellen, digitalen Workflow ersetzt. Konkret bedeutet das:

• Keine Unterschriftenmappe mehr, die durchs Hochhaus wandert
• Keine Abhängigkeit davon, ob eine Person gerade im Büro ist
• Ortsunabhängige Freigaben – besonders wichtig während des Umzugs in Bürocontainer
• Ein nachvollziehbarer, digital dokumentierter Signaturprozess

Gleichzeitig sorgt die Entscheidung für eine deutsche, DSGVO-konforme Lösung für ein hohes Maß an Vertrauen – sowohl intern als auch gegenüber Partnern und Dienstleistern.

Empfehlung: „Ich kann es eigentlich jedem nur empfehlen“

Alexander Dohrn empfiehlt Paperless nicht nur intern, sondern auch im privaten Umfeld weiter. Ob befreundete Unternehmer oder Personen aus dem Familienkreis – überall dort, wo Verträge unterschrieben werden müssen, sieht er einen klaren Mehrwert.

„Im Grunde jedem, der Unterschriften leisten muss. Paperless ist ein deutsches Unternehmen, DSGVO-konform, kann alles, was die große Konkurrenz kann – und noch einiges mehr oder anders. Ich kann es eigentlich jedem nur empfehlen.“

– Alexander Dohrn, Einkauf, Messe Düsseldorf

Fazit: Ein zeitgemäßer Signaturprozess für eine moderne Messegesellschaft

Mit Paperless hat die Messe Düsseldorf:

• ihre Vertragsprozesse im Einkauf digitalisiert,
• sich für eine zukunftssichere, deutsche und DSGVO-konforme Lösung entschieden,
• und eine Plattform eingeführt, die schlank startete, aber mit dem Unternehmen mitwachsen kann.

Paperless ist eine attraktive Alternative zu internationalen Platzhirschen – insbesondere für Organisationen mit hohen Anforderungen an Sicherheit und Souveränität.