Wie Sie mit Copy-Paste aufhören und Arbeitsabläufe automatisieren

Studien von McKinsey haben gezeigt, dass bereits heute ca. 50% aller Aufgaben in Unternehmen automatisiert werden können. Automatisierungen bringen nicht nur immense Produktivitätssteigerungen mit sich, auch Mitarbeitende in Unternehmen profitieren in hohem Maße davon. Denn gerade diese Aufgaben sind meist repetitiv und erfordern wenig Kreativität oder Denkleistung.

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Insbesondere der Vertrieb und die Personalabteilung haben bei der Automatisierung noch großen Aufholbedarf. So werden Dokumente, Verträge, Vereinbarungen und Formulare zumeist zeitaufwendig personalisiert und in Form eines PDFs an den Empfänger gesendet. Und auch wenn das PDF noch immer eines der meistverwendetsten Formate in Unternehmen ist, so bringt es doch immense Nachteile mit sich. Neben der Statik des Dokuments und der damit einhergehenden “Non-Responsiveness” ist insbesondere die fehlende Intelligenz des Formates ursächlich für viele manuelle Prozesse und den daraus resultierenden hohen Zeitaufwand für die Erstellung, Verwaltung und Archivierung von PDF Dokumenten. Daten können weder digital erfasst, noch ausgelesen werden. Empfänger von Dokumenten müssen diese also ausdrucken, ausfüllen und in Form eines Scans an das Unternehmen zurücksenden. Mitarbeitende des Unternehmens müssen die Daten daraufhin zeitaufwendig und händisch in bestehende Softwaresysteme übertragen. Zudem verwalten laut Umfrage von M-Files 60%der Unternehmen ihre Vertragslaufzeiten manuell und laufen somit schnell Gefahr, relevante Dokumente zu verlegen und dadurch Fristen zu verpassen.

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Beispiele hierfür gibt es wie Sand am Meer: SEPA-Lastschriftmandate, Verträge für Arbeitsmittelüberlassungen, Personalfragebögen, Kaufverträge, Kooperationsabkommen, etc.

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Durch geeignete Softwarelösungen können hierbei viel Zeit und vor allem Kopfschmerzen erspart werden. In erster Instanz sollten sie analysieren, welche Dokumente sich zur Automatisierung eignen. Zumeist sind das Dokumente, die wenig Personalisierung benötigen und häufig versendet werden.

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Mit einer Softwarelösung wie Paperless lässt sich dann für den gesamten Lebenszyklus eines Dokumentes eine neue und effizientere Herangehensweise einführen: Durch den Aufbau von Dokumenten im Editor der Plattform, können sich Unternehmen von dem statischen Format des klassischen PDFs distanzieren und unzählige Vorteile für sich und den Empfänger des Dokuments erzielen. Bei der Erstellung  eines Dokuments innerhalb der Plattform können neben Textfeldern und Layoutelementen auch intelligente Formularfelder platziert werden. Diese bieten dem Empfänger die Möglichkeit, beispielsweise Bankdaten, Adressen, Namen oder Unterschriften einzugeben.  Ein Vorteil solcher Formularfelder ist etwa die automatische Validierung von Eingaben wie bspw. einer IBAN. Auf herkömmlichen Wegen mit Word und Google Docs, die häufig zur Vertragserstellung genutzt werden, ist das schlichtweg nicht möglich. In Form eines Links oder direkt über die Softwarelösung kann das intelligente Dokument  dann den Empfängern mit nur einem Klick zur Verfügung gestellt und von diesem direkt online auf allen mobilen Endgeräten ausgefüllt,rechtssicher unterzeichnet und zurückgesandt werden. Findet ein Empfänger nicht direkt die Zeit um das Dokument auszufüllen und zu unterzeichnen, so helfen automatisierte Erinnerungen. Zeitaufwendiges Nachfassen wird somit auch hinfällig. Die eingeholten Daten können anschließend nahtlos ausgelesen und zur weiteren Verarbeitung freigegeben werden. Das Dokument selbst liegt revisionssicher archiviert in der Softwarelösung und kann jederzeit abgerufen oder versioniert werden.

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So können schnell enorme Produktivitätssteigerungen erzielt werden: Kunden unserer Lösungen berichten von Zeitersparnissen von bis zu 80% während des gesamten Vertragsprozesses. Auch die Empfänger Ihrer Dokumente werden Ihnen dankbar sein. So hat eine Studie von Adobe “Digital Insights” ergeben, dass sich 69% der Befragten wünschen, dass mehr Unternehmen die Möglichkeit anbieten, Verträge unkomplizierter zu unterzeichnen. Jeder Zweite berichtete, dass Unternehmen ohne komplett digitale Vertragsabwicklung nicht mehr zeitgemäß sind.

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Das unterstreicht den Handlungsbedarf seitens der Unternehmen: Neben den unternehmensinternen Anreizen einer digitalen Vertragsabwicklung spricht auch der zunehmende Wunsch der externen Stakeholder hiernach für eine bevorstehende Revolution im Vertragswesen.

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Gerne können Sie uns kontaktieren und mehr über digitales Vertragsmanagement erfahren!