Tagtäglich werden Kunden, Lieferanten und Mitarbeiter gebeten, Information und Unterschriften zu übermitteln. Dank digitaler Lösungen ist das so einfach wie nie zuvor. Mit wenigen Klicks können alle angefragten Information reibungslos über mobile Endgeräte in Verträgen, Formularen und Anträgen eingetippt und an das Unternehmen übermittelt werden.
Eine effiziente Lösung verspricht hierfür die Software des deutschen Unternehmens Flixcheck. Das All-in-one Portal bietet laut Hersteller alle Möglichkeiten Formulare schnell zu erstellen und über diverse Module Daten von Kund:innen anzufragen und per Upload zu erhalten. Der Fokus auf Datenschutz und die DSGVO-Konformität wird dabei stark in den Vordergrund gerückt und hebt das Unternehmen deutlich von den US-amerikanischen Marktbegleitern ab.
Insbesondere Nutzer aus dem Versicherungs- und Finanzsektor, sowie Energie- und Telekommunikationsdienstleister, die auf die regelmäßige Übermittlung von Kundendaten angewiesen sind, überzeugt das.
Die Lösung von Flixcheck bietet eine Vielzahl an Upload-Möglichkeiten in Formularen. Jegliche Kommunikation mit dem Kunden kann über die Plattform abgedeckt werden.
Dennoch berichten Nutzer von einer undurchsichtigen Preisstruktur, zu viel bezahlten Add-Ons und einer verbesserungswürdigen Performance der Lösung auf Mobiltelefonen. Insbesondere das Preismodell nach Nutzern auf der Plattform lässt die Softwarekosten schnell in die Höhe steigen.
Im Folgenden zeigen wir die besten Alternativen für die Lösung von Flixcheck auf. Dabei durchleuchten wir diverse Funktionen, die jeweiligen Vorteile und die Preise der einzelnen Anbieter.
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Paperless ist eine All-In-One Plattform für effiziente Formular- und Antrags-Workflows und rechtssichere E-Signaturen. Mit dem intuitiven Drag & Drop-Builder werden intelligente Vorlagen direkt in der Plattform erstellt. Die erstellten Dokumente sind über alle mobilen Endgeräte ausfüllbar und rechtssicher signierbar. Empfangene Daten und Dateien werden über die API direkt in bestehende Fachanwendungen gespielt. Höchste IT-Sicherheit und Datenschutz sind dabei eine wichtige Priorität bei der Entwicklung des Produktes.
Die Funktionen von Paperless im Überblick
Nutzer von Paperless profitieren von einer klaren Preisstruktur.
Bezahlte Pläne starten bei €39/Monat und beinhalten 180 Dokumentenprozesse pro Jahr.
Paperless wird insbesondere von Unternehmen geschätzt, die Einfachheit, exzellenten Kundenservice und Datenschutz wertschätzen. Neben öffentlichen Auftraggebern, wie der Stadt Frankfurt, unzähligen Kommunen und Stadtwerken, führenden Unternehmen wie Google, RECUP und Hans im Glück setzen auch kleine Unternehmen, wie Steuerberater und IT-Systemhaus auf die Lösung von Paperless.
DocuSign ist einer der bekanntesten Anbieter von E-Signaturen. Aufgrund des etablierten Namens und der hohen internationalen Präsenz setzen führende Unternehmen auf die Lösung des US-amerikanischen Anbieters. Einige Anwender schätzen die Lösung aufgrund der vielen Out-of-the-box-Integrationsmöglichkeiten. Auf diversen Bewertungsplattformen wird jedoch häufig von mangelhaftem Kundenservice, hohen Kosten und veralteter Technologie berichtet.
DocuSign ist ein führender Anbieter von E-Signaturen. Dabei setzt das Unternehmen auf Signaturen in PDF-Dokumente, ohne die Möglichkeit, eigene, responsive Dokumente zu erstellen. Aufgrund des hohen Bekanntheitsgrades vertrauen Nutzer weltweit dieser Lösung. Das fördert die Rücklaufquoten von Dokumenten jeglicher Art.
Die wichtigsten Funktionen im Überblick
DocuSign bietet mit dem “Persönlich” Plan eine gute Einstiegsmöglichkeit in die Welt der digitalen Vertragsabwicklung. Der Plan beinhaltet 5 Signaturen im Monat und kostet 14€ monatlich. Zudem gibt es bei diesem Paket bereits die Möglichkeit von Integrationen zu Dropbox, Google Drive und anderen Fachanwendungen. Der Business Plan für 62€ pro Nutzer im Monat beinhaltet 100 Signaturen monatlich für jeden Anwender auf der Plattform. Die genannten Pläne können monatlich gekündigt werden.
DocuSign eignet sich für Unternehmen aus diversen Branchen und Unternehmensgrößen. Die Lösung eignet sich jedoch nicht für Anwender, die auf der Suche nach einer Lösung für intelligente und responsive Formulare, Anträge und Verträge sind.
Adobe Acrobat Sign, früher bekannt als EchoSign, eSign und Adobe Sign, ist ein elektronischer Signaturdienst, der über die Cloud arbeitet. Er bietet Nutzern die Möglichkeit, Unterschriften zu senden, zu unterschreiben, nachzuverfolgen und zu verwalten und zwar nahtlos über alle mobilen Geräte oder einen Webbrowser.
Die Software von Adobe Acrobat Sign lässt sich mühelos mit anderen Adobe-Anwendungen integrieren und genießt ein hohes Maß an Vertrauen und Sicherheit. Es ist jedoch wichtig zu wissen, dass Adobe Sign Teil eines größeren Portfolios für Kreativität, Marketing und digitale Medien ist und im Gegensatz zu spezialisierten Vertragswerkzeugen nur eingeschränkte Funktionalitäten besitzt.
Adobe Acrobat Sign gilt als eine der führenden Lösungen im E-Signatur Markt und genießt große Beliebtheit in kleinen und mittelständischen Unternehmen. Die unzähligen Serverstandorte garantieren eine hohe Verfügbarkeit der Software und reibungslose Signaturprozesse auf allen mobilen Endgeräten rund um die Welt.
Die Leistungen von Adobe Acrobat Sign im Überblick:
Auf der Website werden eine Vielzahl an Plänen für Einzelanwender angeboten, darunter das Acrobat PDF Pack mit eSign für 11,89€ pro Monat und Acrobat Pro DC mit eSign für 23,79€ pro Monat.
Die Pläne für Teams sind jedoch etwas teurer und werden pro Lizenz berechnet. Zudem gibt es Obergrenzen an Transaktionen, die laut Geschäftsbedingungen je nach Plan variieren. Auf Anfrage können weitere Funktionen hinzugefügt werden.
Wichtig zu ergänzen ist auch, dass die Sicherheit und das Maß an Datenschutz je nach Plan stark variiert. Als Faustregel gilt: Je größer der Plan und je höher die Ausgaben, desto sicherer ist die Lösung.
Adobe Acrobat Sign eignet sich hervorragend für Einzelanwender und kleine Unternehmen, die von Papierprozessen auf eine digitale Lösung umstellen und E-Signaturen einführen möchten.
Bei komplexen Anwendungsfällen und vielen Transaktionen steigen die Kosten für die Lösung jedoch schnell.
Ironclad ist ein Produkt des gleichnamigen amerikanischen Technologieunternehmens. Das Unternehmen bezeichnet sich selbst als “The Global Leader in Contract Management Software”. Die Software wurde von Rechtsexperten und Anwälten mit dem Ziel entwickelt, Vertragsmanagement für Anwender zugänglicher und benutzerfreundlicher zu gestalten.
Die Lösung von Ironclad bietet ganzheitliche Funktionen für die Verwaltung von Verträgen. Dabei können Verträge in der Plattform erstellt, überprüft und zentral gespeichert werden. Anders als die Lösungen der vorgestellten Anbieter bietet Ironclad kein eigenes E-Signatur-Modul an. Hierfür wird auf die Integrationen zu Anbietern wie DocuSign und Adobe Acrobat Sign verwiesen.
Die wichtigsten Funktionen von Ironclad im Überblick:
Über die Preise von Ironclad sind online nur wenige Informationen zu finden. Auf Vergleichsplattformen sind Startpreise ab 500 € pro Monat zu finden.
Ironclad eignet sich für Unternehmen, die hervorragenden Kundensupport wertschätzen und eine Plattform suchen, die hauptsächlich von Rechtsexperten genutzt werden soll. Für Unternehmen, die ein Vertragswerkzeug für andere Abteilungen suchen, ist die Lösung nicht optimal.
Die ebenfalls aus den USA stammende Lösung PandaDoc bietet eine All-In-One Plattform zur Erstellung, Bearbeitung und Unterzeichnung von Dokumenten jeglicher Art. Der Fokus liegt dabei auf Anwendungsfällen aus dem Vertrieb, wie zum Beispiel dem Erstellen von ansprechenden Angeboten und Kaufverträgen.
Pandadoc bietet sich insbesondere für den Einsatz in schnell wachsenden Vertriebsteams an. Die vielzähligen Gestaltungsmöglichkeiten von Dokumenten ermöglichen einen hohen Grad an Personalisierung und Individualisierung. Intelligente Vorlagen können genutzt werden, um schnell Dokumente zu erstellen und an potentielle Kunden zu versenden. Auch Funktionen, wie intelligente Variablen und das Einbetten von Videos in den Dokumenten ermöglichen eine schnelle und zielgerichtete Personalisierung aller Dokumente.
Die wichtigsten Funktionen von Pandadoc im Überblick:
Pandadoc bietet einen kostenlosen Plan für die Signatur auf bestehenden PDF-Dokumenten. Geht es darüber hinaus, sind auf der Website weitere bezahlte Pläne zu finden. Der Business Plan kostet pro Benutzer 59 € im Monat und beinhaltet unbegrenzt viele Signaturen. Eine Reihe an bezahlten Funktionen, wie Massenversand, Formulare und ein Zugang zur API kann in Absprache mit dem Vertriebsteam dazugebucht werden.
PandaDoc eignet sich insbesondere für schnell wachsende Vertriebsteams.
Die Software-Lösung von Skribble aus der Schweiz ermöglicht das Signieren von PDF-Dokumenten aller Art auf eine rechtssichere Weise. Obwohl die Lösung einfach gestaltet ist und nur wenige Funktionen bietet, sind diese Funktionen von herausragender Qualität. Das Produkt wird ausschließlich auf Servern innerhalb der Europäischen Union betrieben, was von Unternehmen, die großen Wert auf Datenschutz legen, geschätzt wird.
Skribble wird von vielen Nutzern aufgrund der hohen Rechtssicherheit und DSGVO-Konformität geschätzt. Die Plattform zeichnet sich durch ihre Einfachheit aus, was für viele Anwender ein Grund ist, sie zu nutzen.
Die wichtigsten Funktionen im Überblick:
Die Preise für die Lösung starten bei 11 € monatlich im “Individual”-Paket. Dabei sind unbegrenzt viele EES enthalten. Die FES und QES gibt es in diesem Paket nur gegen Aufpreis. Für Teams eignet sich das "Team" -Paket. Pro Nutzer liegt der Preis bei 29 € im Monat. Dabei sind bis zu 6 fortgeschrittene / qualifizierte Signaturen enthalten.
Skribble eignet sich besonders gut für Unternehmen, die großen Wert auf Datenschutz und Datensicherheit legen. Für Unternehmen mit komplexen Workflow Automatisierungen eignet sich die Lösung nicht.
Im Folgenden werden die Leistungen der jeweiligen Business Pakete (monatlich) der vorgestellten Anbieter verglichen.
Die Anforderungen von Unternehmen an Softwareanbieter für E-Signaturen sind weitreichend und kaum zu pauschalisieren. Es empfiehlt sich stets, das Gespräch mit dem Anbieter zu suchen und über die individuellen Herausforderungen und Ziele zu diskutieren. Unternehmen, die in der Europäischen Union agieren, sollten bei der Auswahl einer Lösung stets auf die Standorte der Server achten und sich für eine Lösung entscheiden, die Datenschutz und Datensicherheit in den Vordergrund stellen. Zudem erwarten Kunden, Mitarbeiter und Lieferanten eine einfache Möglichkeit, Dokumente auszufüllen und zu signieren. Es hilft, eine Lösung im Einsatz zu haben, die auf allen mobilen Endgeräten responsive ist und sich dynamisch an die Bildschirmgröße anpasst.
Paperless erfüllt die höchsten Anforderungen an Datenschutz und Datensicherheit. Die All-In-One Plattform ermöglicht den Aufbau, den Versand und das Management intelligenter und dynamischer Dokumente, die das Ausfüllen und Signieren zu einer nahtlosen digitalen Erfahrung transformieren.
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