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Paperless Glossar

A
A1 Bescheinigung
Die Bescheinigung A1 weist nach, dass ein Angestellter bei einer Dienstreise ins europäische Ausland über das Heimatland sozialversichert ist. So müssen keine doppelten Sozialversicherungsbeiträge gezahlt werden. Die A1-Bescheinigung gilt innerhalb der EU, des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) und der Schweiz.
Abfindung
Eine Abfindung ist eine Art Entschädigung seitens des Arbeitgebers dafür, dass der Arbeitnehmer seinen Arbeitsplatz verliert und in dem Zuge keinen weiteren Lohn mehr erhält.
Abmahnung
Eine Abmahnung ist eine förmliche Missbilligung des Arbeitgebers wegen Verletzung arbeitsvertraglicher Pflichten des Arbeitnehmers. Die Abfindung enthält den Hinweis auf arbeitsrechtliche Konsequenzen. Im Wiederholungsfall droht eine Kündigung.
Absage Bewerbung
Eingegangene Bewerbungen sollten durch Personalbeauftragte höflich abgesagt werden.
Änderungskündigung
Als Änderungskündigung bezeichnet man die Kündigung des gesamten Arbeitsverhältnisses, mit dem Angebot, das Arbeitsverhältnis ohne zeitliche Unterbrechung zu veränderten (meist schlechteren) Bedingungen einvernehmlich fortzusetzen.
Arbeitsvertrag
Ein Arbeitsvertrag ist ein privatrechtlicher Vertrag zweier Vertragsparteien (Arbeitgeber und Arbeitnehmer) zur Begründung eines Arbeitsverhältnisses.
Arbeitszeugnis
Ein Arbeitszeugnis ist eine Urkunde, die einem Arbeitnehmer durch den Arbeitgeber ausgestellte wird, wenn das Arbeitsverhältnis endet. Jeder Arbeitnehmer hat grundsätzlich das Recht auf ein Arbeitszeugnis. Es wird unterschieden zwischen Qualifiziertes Arbeitszeugnis und einfaches Arbeitszeugnis.
Aufhebungsvertrag
Ein Aufhebungsvertrag ist eine freiwillige Vereinbarung zwischen Arbeitnehmer und Arbeitgeber, um ein Arbeitsverhältnis zu beenden. Eine Partei kann nicht zum Schließen eines Aufhebungsvertrages gezwungen werden.
Außerordentliche Kündigung
Eine außerordentliche Kündigung ist eine Kündigung, bei der die für eine ordentliche Kündigung vorgeschriebene Kündigungsfrist nicht oder nicht vollständig eingehalten wird.
B
Befristeter Arbeitsvertrag
Ein befristeter Arbeitsvertrag gilt nur für einen vorher definierten Zeitraum und läuft dann aus – das Arbeitsverhältnis wird ohne Kündigung automatisch beendet.
Betriebsbedingte Kündigung
Als "betriebsbedingte Kündigung" bezeichnet man eine vom Arbeitgeber ausgesprochene Kündigung, wegen dringender betrieblicher Erfordernisse. Das Arbeitsverhältnis mit einem Arbeitnehmer kann aufgrund dieser Ereignisse trotzdem ordentlich gekündigt werden, auch wenn dieser Arbeitnehmer sonst durch das Kündigungsschutzgesetz geschützt wäre.
Betriebsvereinbarung
Die Betriebsvereinbarung ist das vorrangige Instrument zur Ausübung der betrieblichen Mitbestimmung. Eine Betriebsvereinbarung wird zwischen Arbeitgeber und Betriebsrat geschlossen und wirkt unmittelbar auf die Arbeitsverhältnisse der Arbeitnehmer ein.
C
Code of Conduct
Ein Code of Conduct entspricht einem Verhaltenskodex. Neben Gesetzen, enthält der Verhaltenskodex eine Sammlung von unternehmensinternen Richtlinien und Regelungen für den Arbeitsalltag im Unternehmen.
Contract Lifecycle Management
Contract-Lifecycle- Management (CLM) bezeichnet das Management der Verträge einer Organisation vom Start bis zur Ausführung, Leistungsüberwachung und Erneuerung.
D
Datenschutz
Datenschutz beschreibt den Schutz vor der missbräuchlichen Verarbeitung personenbezogener Daten und den Schutz des Rechts auf informationelle Selbstbestimmung. In Deutschland bestimmen zwei Gesetze den Datenschutz: Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und Bundesdatenschutzgesetz (BDSG-neu).
Digitale Signatur
Digitale Signaturen oder digitale Unterschriften sind wie elektronische Fingerabdrücke. Im Unterschied zu einer elektronische Signatur  besitzt einen digitale Signatur einen Hashwert und der Unterzeichner kann zweifelsfrei identifiziert werden.
Digitales Zertifikat
Ein digitales Zertifikat ist ein elektronischer Personalausweis, der mit Hilfe der Public Key Infrastruktur (PKI) ermöglicht, Informationen sicher über das Internet auszutauschen. Ein digitales Zertifikat wird oftmals auch als Public Key Zertifikat bezeichnet.
DMS
Ein Dokumentenmanagementsystemen (DMS) bezeichnet die datenbankgestützte Verwaltung von elektronischen Dokumenten. DMS hat das Ziel Schriftstücke zu archivieren und innerhalb der Organisation zugänglich zu machen.
Document Automation
Dokumentenautomatisierung ist das Design von Systemen und Prozessen, die bei der Erstellung elektronischer Dokumente helfen. Mit Hilfe von logikbasierte Systemen, werden Segmente von vorhandenen Texten oder Daten verwendet, um ein neues Dokument zusammenzustellen.
Dokument
Der Begriff Dokument ist ein Oberbegriff für alle Schriftstücke, die entweder real auf einem Papier oder digital Informationen jedweder Art enthalten. Daher kann der Begriff Dokument sehr unterschiedlich verstanden werden.
Dokumentenmanagement
Der Begriff Dokumentenmanagement bezeichnet die datenbankgestützte Verwaltung elektronischer Dokumente.
DSGVO
Die DSGVO dient der Vereinheitlichung des Datenschutzes und des Datenschutzrechts. Ziel ist der Schutz von personenbezogener Daten und zugleich die Gewährleistung des freien Verkehrs solcher Daten
E
Einfaches Arbeitszeugnis
Im Gegensatz zum qualifizierten Arbeitszeugnis ist das einfache Arbeitszeugnis keine detaillierte Auflistung der Tätigkeit eines Arbeitnehmers oder deren Bewertung.
Elektronische Personalakte
Die elektronische Personalakte funktioniert wie eine herkömmliche Papierakte – nur digital. Personalinformationen und Dokumente von Mitarbeitern werden in ein Dokumentenmanagementsystem eingepflegt und verwaltet.
Elektronische Signatur
Unter einer elektronischen Signatur versteht man mit elektronischen Informationen verknüpfte Daten, mit dem Zweck den Unterschreibenden eindeutig auszuweisen. Sie dient dem selben Zweck wie eine handschriftliche Signatur in Papierform. Man kann unterscheiden in einfache elektronische Signatur, digitale Signatur  und fortgeschrittene elektronische Signatur.
F
Fortgeschrittene elektronische Signatur
Die fortgeschrittene elektronische Signatur (Advanced Electronic Signature, AES)wird genutzt um Dokumente rechtssicher digital zu unterzeichnen. Dabei werden Daten in das Dokument integriert, sodass der Unterzeichner eindeutig zu identifizieren ist. Außerdem wird sichergestellt, dass die Datei nach der Unterschrift nicht mehr verändert werden kann.
Fristlose Kündigung
Eine fristlose Kündigung beendet ein Arbeitsverhältnis sofort. Die bei einer ordentlichen Kündigung vorgeschriebene Kündigungsfrist muss bei einer fristlosen Kündigung nicht eingehalten werden.
G
Gefährdungsbeurteilung
Die Gefährdungsbeurteilung ist eine systematische Beurteilung der Gefährdungen und Belastungen der Beschäftigten im Zusammenhang mit ihrer Arbeit. Sie ist eine Grundlage für die Ableitung zielgerichteter Arbeitsschutzmaßnahmen.
Geheimhaltungsvereinbarung
Eine Geheimhaltungsvereinbarung, non-disclosure agreement (NDA), ist ein Vertrag, bei dem sich Vertragsparteien zu einem streng vertraulichen Umgang mit allen Geschäftsgeheimnissen, Informationen, Verhandlungen und Unterlagen verpflichten.
H
Home Office
Home Office bezeichnet sowohl das heimische Arbeitszimmer, als auch einen Organisationsansatz zur Flexibilisierung der Arbeit.
K
Kurzarbeit
Kurzarbeit bezeichnet die Herabsetzung der betrieblichen Arbeitszeit bei entsprechender Kürzung des Arbeitsentgelts beispielsweise bei Auftragsmangel.
Kündigung
Eine Kündigung ist ein einseitigen Rechtsgeschäfts, mit dem der Ausübende das Ende eines vollzogenen Dauerschuldverhältnisses für die Zukunft herbeiführen will.
M
Manteltarifvertrag
Ein Manteltarifvertrag enthält Regelungen zu den allgemeinen Rahmenbedingungen von Arbeitsverhältnissen in einer bestimmten Branche. Geregelt werden beispielsweise Arbeitszeiten, Urlaubsanspruch oder Kündigungsfristen. Im Gegensatz zu Lohn- und Gehaltstarifverträgen sind Manteltarifverträge langfristig ausgerichtet.
N
NDA
NDA ist die Abkürzung für Non Disclosure Agreement und bezeichnet eine Geheimhaltungsvereinbarung zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer über alle schriftlichen oder mündlichen Informationen ein Projekt betreffend.
O
Ordentliche Kündigung
Bei einer ordentlichen Kündigung handelt es sich um die einseitige Aufkündigung eines Arbeitsverhältnisses durch den Arbeitgeber oder den Arbeitnehmer. Im Gegensatz zu einer fristlosen Kündigung wird dabei die Kündigungsfrist beachtet.
P
PKI
Eine Public Key Infrastruktur (PKI) ist ein hierarchisches System zur Ausstellung, Verteilung und Prüfung von digitalen Zertifikaten.
Praktikumsvertrag
Im Praktikumsvertrag werden die Rahmenbedingungen des Praktikums festgelegt: Die Art des Praktikums, etwa im Rahmen der Schule, des Berufs oder des Studiums oder ein freiwilliges Praktikum, sowie auch Arbeitszeiten, Dauer, Vergütung oder Urlaube.
Probezeit
Die Probezeit wird zu Beginn eines  Arbeitsvertrags von Seiten des Arbeitgebers ausgestellt. Sie dient dazu, Arbeitnehmer auf deren Eignung für den Job zu testen und darf maximal sechs Monate andauern.
Q
Qualifizierte elektronische Signatur
Die qualifizierte elektronische Signatur (kurz: QES) ist dem Gesetz nach mit der handschriftlichen Unterschrift gleichgestellt und die sicherste Form der elektronischen Signatur. Das gilt laut Art. 25 Abs. 2 eIDAS-Verordnung für alle EU-Mitgliedsstaaten.
Qualifiziertes Arbeitszeugnis
Das qualifizierte Arbeitszeugnis enthält im Unterschied zum einfachen Arbeitszeugnis auch Nachweise und eine Bewertung der Leistungen der vorangegangenen Tätigkeit. Der Arbeitgeber beurteilt auch die sozialen Kompetenzen des Arbeitnehmers.
R
Reisekostenabrechnung
Die Reisekostenabrechnung ist eine Zusammenstellung aller Kosten, die einem Unternehmen durch eine Geschäftsreise entstanden sind.
S
Sachgrundlose Befristung
Arbeitgeber und Arbeitnehmer schließen hier ohne Angabe von Gründen einen befristeten Arbeitsvertrag. Im Gegensatz zur Befristung mit Sachgrund, also einer nachvollziehbaren Begründung wie der Elternzeitvertretung, erfordert die sachgrundlose Befristung keinen genau definierten Grund.
Signatur
Die Schriftform ist ein gesetzliches Formerfordernis. Bestimmte Schriftstücke, wie Verträge oder Urkunden, müssen schriftlich verfasst werden und von beiden Vertragspartnern eigenhändig mit voller Namensunterschrift zu unterzeichnen werden. Eine E-Mail genügen dieser strengen Formvorschrift nicht, es sei denn, das unterschriebene Dokument ist mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen.
Signaturkarte
Mit einer Signaturkarte können elektronische Dokumente mit derselben Rechtsverbindlichkeit unterschrieben werden, wie durch eine handschriftliche Unterschrift. Die Identität der unterschreibenden Person ist damit einwandfrei nachweisbar. Signaturkarten für die sogenannte qualifizierte elektronische Signatur werden von qualifizierten Anbietern ausgegeben.
Stellenbeschreibung
Die Stellenbeschreibung ist die schriftliche, standardisierte und genaue Beschreibung der Merkmale einer Stelle. Sie definiert Aufgaben und Tätigkeiten, Ziele, Kompetenzen, Verantwortlichkeiten und Pflichten, die mit der Position einhergehen.
Stundenzettel
Ein Stundenzettel sollte den gesetzlichen Vorgaben der Zeiterfassung genügen und enthält für gewöhnlich Datum, Beginn und Ende der Arbeitszeit, Zeitpunkt der Pause, Dauer der täglichen Arbeitszeit und die Wochenarbeitszeit.
T
Testdokumentation
In der Testdokumentation ist eins schriftlich festgehaltenes Ergebnis eines Tests und enthält wer, wann, von wem, wie intensiv und mit welchem Ergebnis getestet wurden.
U
Übergabeprotokoll
Ein Übergabeprotokoll dokumentiert den Zustand eines Objekts zum Zeitpunkt der Übergabe an einen Mieter, neuen Eigentümer oder Besitzer. Vorhandene Schäden oder Fehlfunktionen sollten genau festgehalten werden.
Überlassungsvertrag
Unter Überlassungsvertrag versteht man Verträge, in denen der Eigentümer einer Sache deren Gebrauch oder deren Nutzung einem anderen überlässt. Auch Mietverträge oder Pachtverträge gehören zu den Überlassungsverträgen.
Unterschrift
Eine Unterschrift ist eine eigenhändige und handschriftliche Namenszeichnung. Eine alternative Bezeichnung dafür ist Signatur.
V
Verhaltenscodex
Ein Verhaltenskodex (eng.  Code of Conduct)– ist eine Sammlung von Richtlinien dafür, wie sich die Mitarbeiter rechtlich korrekt, ethisch und sozial verhalten sollen.
Vertrag
Ein Vertrag ist die von zwei oder mehr Parteien erklärte Einigung über die Herbeiführung einer Rechtsfolge. Er basiert auf mindestens zwei zustimmenden Willenserklärungen.
Vertragsmanagement
Vertragsmanagement umfasst die Betreuung der vertraglichen Verhandlungen zwischen Parteien bezüglich der Implementierung von Verträgen und Vornahme von Vertragsänderungen aus technischen, terminlichen, personellen oder finanziellen Gründen.
W
Werkstudentenvertrag
Ein Werkstudentenvertrag ist ein Arbeitsvertrag, der zum Einsatz kommt, wenn ein Studierender nicht als Minijobber arbeitet. Bei Minijobs gilt ein Maximalverdienst von 450 Euro im Monat, mit einem Werkstudentenvertrag können beschäftigte Studierende mehr verdienen.
Willenserklärung
Eine Willenserklärung ist eine private Willensäußerung, die auf einen rechtlichen Erfolg gerichtet ist. Verträge sind nur durch mindestens zwei übereinstimmende Willenserklärungen möglich.
Z
Zeiterfassung
Unter Zeiterfassung versteht man die Erfassung und Speicherung von Arbeits- und Auftragszeitdaten wie Beginn, Ende und Pause. Oft werden Stundenzettel eingesetzt. Zeiterfassung kann sich auf Personalzeiterfassung und Auftragszeiterfassung beziehen.
Zusage
Unter einer Zusage versteht man ein einseitiges und rechtsverbindliches Versprechen, zukünftig ein bestimmtes Handeln vorzunehmen.
Zwischenzeugnis
Das Zwischenzeugnis ist eine vom Arbeitgeber erstellte Urkunde über ein bestehendes Arbeitsverhältnis. Es kann vom Arbeitnehmer jederzeit beantragt werden, gilt aber auch als Warnsignal für einen geplanten Jobwechsel. Das Zeugnis am Ende eines Arbeitsverhältnisses ist das Arbeitszeugnis.

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