Paperless Glossar

Ein befristeter Arbeitsvertrag gilt nur für einen vorher definierten Zeitraum und läuft dann aus – das Arbeitsverhältnis wird ohne Kündigung automatisch beendet.

Als "betriebsbedingte Kündigung" bezeichnet man eine vom Arbeitgeber ausgesprochene Kündigung, wegen dringender betrieblicher Erfordernisse. Das Arbeitsverhältnis mit einem Arbeitnehmer kann aufgrund dieser Ereignisse trotzdem ordentlich gekündigt werden, auch wenn dieser Arbeitnehmer sonst durch das Kündigungsschutzgesetz geschützt wäre.

Die Betriebsvereinbarung ist das vorrangige Instrument zur Ausübung der betrieblichen Mitbestimmung. Eine Betriebsvereinbarung wird zwischen Arbeitgeber und Betriebsrat geschlossen und wirkt unmittelbar auf die Arbeitsverhältnisse der Arbeitnehmer ein.

Ein Code of Conduct entspricht einem Verhaltenskodex. Neben Gesetzen, enthält der Verhaltenskodex eine Sammlung von unternehmensinternen Richtlinien und Regelungen für den Arbeitsalltag im Unternehmen.

Contract-Lifecycle- Management (CLM) bezeichnet das Management der Verträge einer Organisation vom Start bis zur Ausführung, Leistungsüberwachung und Erneuerung.

Datenschutz beschreibt den Schutz vor der missbräuchlichen Verarbeitung personenbezogener Daten und den Schutz des Rechts auf informationelle Selbstbestimmung. In Deutschland bestimmen zwei Gesetze den Datenschutz: Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und Bundesdatenschutzgesetz (BDSG-neu).

Digitale Signaturen oder digitale Unterschriften sind wie elektronische Fingerabdrücke. Im Unterschied zu einer elektronische Signatur  besitzt einen digitale Signatur einen Hashwert und der Unterzeichner kann zweifelsfrei identifiziert werden.

Ein digitales Zertifikat ist ein elektronischer Personalausweis, der mit Hilfe der Public Key Infrastruktur (PKI) ermöglicht, Informationen sicher über das Internet auszutauschen. Ein digitales Zertifikat wird oftmals auch als Public Key Zertifikat bezeichnet.

Ein Dokumentenmanagementsystemen (DMS) bezeichnet die datenbankgestützte Verwaltung von elektronischen Dokumenten. DMS hat das Ziel Schriftstücke zu archivieren und innerhalb der Organisation zugänglich zu machen.

Dokumentenautomatisierung ist das Design von Systemen und Prozessen, die bei der Erstellung elektronischer Dokumente helfen. Mit Hilfe von logikbasierte Systemen, werden Segmente von vorhandenen Texten oder Daten verwendet, um ein neues Dokument zusammenzustellen.

Der Begriff Dokument ist ein Oberbegriff für alle Schriftstücke, die entweder real auf einem Papier oder digital Informationen jedweder Art enthalten. Daher kann der Begriff Dokument sehr unterschiedlich verstanden werden.

Der Begriff Dokumentenmanagement bezeichnet die datenbankgestützte Verwaltung elektronischer Dokumente.

Die DSGVO dient der Vereinheitlichung des Datenschutzes und des Datenschutzrechts. Ziel ist der Schutz von personenbezogener Daten und zugleich die Gewährleistung des freien Verkehrs solcher Daten

Im Gegensatz zum qualifizierten Arbeitszeugnis ist das einfache Arbeitszeugnis keine detaillierte Auflistung der Tätigkeit eines Arbeitnehmers oder deren Bewertung.

Die elektronische Personalakte funktioniert wie eine herkömmliche Papierakte – nur digital. Personalinformationen und Dokumente von Mitarbeitern werden in ein Dokumentenmanagementsystem eingepflegt und verwaltet.

Unter einer elektronischen Signatur versteht man mit elektronischen Informationen verknüpfte Daten, mit dem Zweck den Unterschreibenden eindeutig auszuweisen. Sie dient dem selben Zweck wie eine handschriftliche Signatur in Papierform. Man kann unterscheiden in einfache elektronische Signatur, digitale Signatur  und fortgeschrittene elektronische Signatur.

Die fortgeschrittene elektronische Signatur (Advanced Electronic Signature, AES)wird genutzt um Dokumente rechtssicher digital zu unterzeichnen. Dabei werden Daten in das Dokument integriert, sodass der Unterzeichner eindeutig zu identifizieren ist. Außerdem wird sichergestellt, dass die Datei nach der Unterschrift nicht mehr verändert werden kann.

Eine fristlose Kündigung beendet ein Arbeitsverhältnis sofort. Die bei einer ordentlichen Kündigung vorgeschriebene Kündigungsfrist muss bei einer fristlosen Kündigung nicht eingehalten werden.

Die Gefährdungsbeurteilung ist eine systematische Beurteilung der Gefährdungen und Belastungen der Beschäftigten im Zusammenhang mit ihrer Arbeit. Sie ist eine Grundlage für die Ableitung zielgerichteter Arbeitsschutzmaßnahmen.

Eine Geheimhaltungsvereinbarung, non-disclosure agreement (NDA), ist ein Vertrag, bei dem sich Vertragsparteien zu einem streng vertraulichen Umgang mit allen Geschäftsgeheimnissen, Informationen, Verhandlungen und Unterlagen verpflichten.

Home Office bezeichnet sowohl das heimische Arbeitszimmer, als auch einen Organisationsansatz zur Flexibilisierung der Arbeit.

Kurzarbeit bezeichnet die Herabsetzung der betrieblichen Arbeitszeit bei entsprechender Kürzung des Arbeitsentgelts beispielsweise bei Auftragsmangel.

Eine Kündigung ist ein einseitigen Rechtsgeschäfts, mit dem der Ausübende das Ende eines vollzogenen Dauerschuldverhältnisses für die Zukunft herbeiführen will.

Ein Manteltarifvertrag enthält Regelungen zu den allgemeinen Rahmenbedingungen von Arbeitsverhältnissen in einer bestimmten Branche. Geregelt werden beispielsweise Arbeitszeiten, Urlaubsanspruch oder Kündigungsfristen. Im Gegensatz zu Lohn- und Gehaltstarifverträgen sind Manteltarifverträge langfristig ausgerichtet.

NDA ist die Abkürzung für Non Disclosure Agreement und bezeichnet eine Geheimhaltungsvereinbarung zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer über alle schriftlichen oder mündlichen Informationen ein Projekt betreffend.

Bei einer ordentlichen Kündigung handelt es sich um die einseitige Aufkündigung eines Arbeitsverhältnisses durch den Arbeitgeber oder den Arbeitnehmer. Im Gegensatz zu einer fristlosen Kündigung wird dabei die Kündigungsfrist beachtet.

Eine Public Key Infrastruktur (PKI) ist ein hierarchisches System zur Ausstellung, Verteilung und Prüfung von digitalen Zertifikaten.

Im Praktikumsvertrag werden die Rahmenbedingungen des Praktikums festgelegt: Die Art des Praktikums, etwa im Rahmen der Schule, des Berufs oder des Studiums oder ein freiwilliges Praktikum, sowie auch Arbeitszeiten, Dauer, Vergütung oder Urlaube.

Die Probezeit wird zu Beginn eines  Arbeitsvertrags von Seiten des Arbeitgebers ausgestellt. Sie dient dazu, Arbeitnehmer auf deren Eignung für den Job zu testen und darf maximal sechs Monate andauern.

Die qualifizierte elektronische Signatur (kurz: QES) ist dem Gesetz nach mit der handschriftlichen Unterschrift gleichgestellt und die sicherste Form der elektronischen Signatur. Das gilt laut Art. 25 Abs. 2 eIDAS-Verordnung für alle EU-Mitgliedsstaaten.

Das qualifizierte Arbeitszeugnis enthält im Unterschied zum einfachen Arbeitszeugnis auch Nachweise und eine Bewertung der Leistungen der vorangegangenen Tätigkeit. Der Arbeitgeber beurteilt auch die sozialen Kompetenzen des Arbeitnehmers.

Die Reisekostenabrechnung ist eine Zusammenstellung aller Kosten, die einem Unternehmen durch eine Geschäftsreise entstanden sind.

Arbeitgeber und Arbeitnehmer schließen hier ohne Angabe von Gründen einen befristeten Arbeitsvertrag. Im Gegensatz zur Befristung mit Sachgrund, also einer nachvollziehbaren Begründung wie der Elternzeitvertretung, erfordert die sachgrundlose Befristung keinen genau definierten Grund.

Die Schriftform ist ein gesetzliches Formerfordernis. Bestimmte Schriftstücke, wie Verträge oder Urkunden, müssen schriftlich verfasst werden und von beiden Vertragspartnern eigenhändig mit voller Namensunterschrift zu unterzeichnen werden. Eine E-Mail genügen dieser strengen Formvorschrift nicht, es sei denn, das unterschriebene Dokument ist mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen.

Mit einer Signaturkarte können elektronische Dokumente mit derselben Rechtsverbindlichkeit unterschrieben werden, wie durch eine handschriftliche Unterschrift. Die Identität der unterschreibenden Person ist damit einwandfrei nachweisbar. Signaturkarten für die sogenannte qualifizierte elektronische Signatur werden von qualifizierten Anbietern ausgegeben.

Die Stellenbeschreibung ist die schriftliche, standardisierte und genaue Beschreibung der Merkmale einer Stelle. Sie definiert Aufgaben und Tätigkeiten, Ziele, Kompetenzen, Verantwortlichkeiten und Pflichten, die mit der Position einhergehen.

Ein Stundenzettel sollte den gesetzlichen Vorgaben der Zeiterfassung genügen und enthält für gewöhnlich Datum, Beginn und Ende der Arbeitszeit, Zeitpunkt der Pause, Dauer der täglichen Arbeitszeit und die Wochenarbeitszeit.

In der Testdokumentation ist eins schriftlich festgehaltenes Ergebnis eines Tests und enthält wer, wann, von wem, wie intensiv und mit welchem Ergebnis getestet wurden.

Ein Übergabeprotokoll dokumentiert den Zustand eines Objekts zum Zeitpunkt der Übergabe an einen Mieter, neuen Eigentümer oder Besitzer. Vorhandene Schäden oder Fehlfunktionen sollten genau festgehalten werden.

Unter Überlassungsvertrag versteht man Verträge, in denen der Eigentümer einer Sache deren Gebrauch oder deren Nutzung einem anderen überlässt. Auch Mietverträge oder Pachtverträge gehören zu den Überlassungsverträgen.

Eine Unterschrift ist eine eigenhändige und handschriftliche Namenszeichnung. Eine alternative Bezeichnung dafür ist Signatur.

Ein Verhaltenskodex (eng.  Code of Conduct)– ist eine Sammlung von Richtlinien dafür, wie sich die Mitarbeiter rechtlich korrekt, ethisch und sozial verhalten sollen.

Ein Vertrag ist die von zwei oder mehr Parteien erklärte Einigung über die Herbeiführung einer Rechtsfolge. Er basiert auf mindestens zwei zustimmenden Willenserklärungen.

Vertragsmanagement umfasst die Betreuung der vertraglichen Verhandlungen zwischen Parteien bezüglich der Implementierung von Verträgen und Vornahme von Vertragsänderungen aus technischen, terminlichen, personellen oder finanziellen Gründen.

Ein Werkstudentenvertrag ist ein Arbeitsvertrag, der zum Einsatz kommt, wenn ein Studierender nicht als Minijobber arbeitet. Bei Minijobs gilt ein Maximalverdienst von 450 Euro im Monat, mit einem Werkstudentenvertrag können beschäftigte Studierende mehr verdienen.

Eine Willenserklärung ist eine private Willensäußerung, die auf einen rechtlichen Erfolg gerichtet ist. Verträge sind nur durch mindestens zwei übereinstimmende Willenserklärungen möglich.

Unter Zeiterfassung versteht man die Erfassung und Speicherung von Arbeits- und Auftragszeitdaten wie Beginn, Ende und Pause. Oft werden Stundenzettel eingesetzt. Zeiterfassung kann sich auf Personalzeiterfassung und Auftragszeiterfassung beziehen.

Unter einer Zusage versteht man ein einseitiges und rechtsverbindliches Versprechen, zukünftig ein bestimmtes Handeln vorzunehmen.

Das Zwischenzeugnis ist eine vom Arbeitgeber erstellte Urkunde über ein bestehendes Arbeitsverhältnis. Es kann vom Arbeitnehmer jederzeit beantragt werden, gilt aber auch als Warnsignal für einen geplanten Jobwechsel. Das Zeugnis am Ende eines Arbeitsverhältnisses ist das Arbeitszeugnis.